🟢 Paso 1: Localización del documento a causar
Una vez que has subido tus facturas de compra o documentos a Payana (o que estos hayan llegado automáticamente), tienes dos formas de iniciar la causación:- Botón directo: En el panel principal, haz clic directamente en el botón “Causar documento” que aparece junto a la factura.
- Previsualización: Haz clic en el documento para abrir el detalle, revisarlo y luego seleccionar “Causar”.
🔍 Paso 2: Validación de la información (Lectura con IA)
Al abrir el detalle del documento, verás que Payana ya extrajo la información explícita (Nombre del proveedor, NIT, fecha, valor total).- Sugerencia Inteligente: Si ya has causado facturas de ese proveedor antes, Payana recordará la configuración anterior y te recomendará la información contable (cuentas de gasto e impuestos).
📝 Paso 3: Configuración Contable (El corazón de la causación)
Si es un proveedor nuevo o quieres cambiar algo, debes llenar estos campos en el formulario de Payana:- Selección de Cuenta: Elige la cuenta contable (ej. la 51 o 52) donde deseas registrar el gasto.
- Impuestos y Retenciones: Agrega las cuentas de impuestos (IVA) o retenciones en la fuente si aplican.
- Forma de Pago: Selecciona cómo se va a pagar (esto define la cuenta del pasivo/proveedores en Siigo).
- Consecutivo: Asigna el número consecutivo con el que quieres que quede el registro en Siigo Nube (Payana recordará el siguiente número para la próxima vez).
🚀 Paso 4: Envío a Siigo Nube
Cuando estés seguro de que los datos son correctos, haz clic en el botón “Causar”.- En ese instante, Payana envía la información vía API a tu cuenta de Siigo Nube.
- Confirmación: Payana te mostrará un mensaje de éxito y el número de consecutivo con el que quedó guardado el documento dentro de Siigo.
📊 Paso 5: Verificación en Siigo
Si entras a tu cuenta de Siigo Nube y buscas el comprobante contable (generalmente bajo el tipo de comprobante de compras o gastos que configuraste), verás que el asiento ya está hecho:- Débito: A la cuenta de gasto e impuestos.
- Crédito: A la cuenta de proveedores/pasivo.
💡 Tips Pro:
- Aprendizaje Automático: No tienes que configurar las cuentas cada vez. Payana “aprende” de tus decisiones pasadas para que en la próxima factura solo tengas que dar un clic en “Causar”.
- Sincronización Previa: Para que este tutorial funcione, asegúrate de haber conectado primero tus credenciales de API (Usuario API y Access Key) que sacas de la sección de “Alianzas e Integraciones” en Siigo Nube y las pegas en los parámetros de Payana.