Combina esta política con un paso de aprobación posterior para separar la validación fiscal de la aprobación por área o monto.
- Colombia 🇨🇴
- México 🇲🇽
# Política de validación — [Nombre de la empresa]
# País: Colombia | Última actualización: [fecha]
Si algún check falla → rechazar con motivo específico indicando qué validación no se cumplió.
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## 1. Proveedor
- NIT registrado en Payana y activo
- Tipo de persona (natural / jurídica) coincide con el documento
- Condiciones de pago alineadas con las del proveedor en Payana
(ej: si el proveedor tiene 30 días, no aceptar documentos de contado)
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## 2. Documento
- CUFE válido y verificable en DIAN
- Factura no cancelada en DIAN
- Tipo de documento: factura de venta electrónica
(rechazar cotizaciones, remisiones, notas internas)
- Fecha de emisión no mayor a 90 días
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## 3. Impuestos y valores
- IVA calculado correctamente sobre la base gravable
(19% general; 5% o 0% según aplique por bien o servicio)
- Subtotales + impuestos = total de la factura
- Descuentos aplicados antes del cálculo de IVA
- Retenciones esperadas según tipo de proveedor:
- Persona jurídica servicios: RteFuente 4%, RteICA según municipio
- Persona jurídica honorarios: RteFuente 11%
- Persona natural: RteFuente 10%, RteIVA 15% del IVA facturado
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## 4. Relación con orden de compra
Solo aplica si la empresa exige OC para ciertos tipos de gasto.
- Si la factura referencia una OC: conceptos y monto deben coincidir con la OC
- Diferencia ≤ 3% entre factura y OC → aceptar
- Diferencia entre 3% y 15% → aceptar con nota de revisión
- Diferencia > 15% o sin OC cuando se requiere → rechazar con motivo
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## 5. Duplicados
- Mismo CUFE → rechazar siempre
- Mismo número de factura + mismo NIT en los últimos 90 días → rechazar
# Política de validación — [Nombre de la empresa]
# País: México | Última actualización: [fecha]
Si algún check falla → rechazar con motivo específico indicando qué validación no se cumplió.
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## 1. Proveedor
- RFC registrado en Payana y activo en el SAT
- No aparece en lista negra del SAT (Art. 69-B)
- Régimen fiscal del receptor correcto según el tipo de gasto
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## 2. CFDI
- UUID (folio fiscal) válido
- Estado en el SAT: Vigente (no cancelado)
- Tipo de comprobante: "I" (Ingreso)
- Uso del CFDI apropiado según el concepto:
G01 (adquisición de mercancias), G03 (gastos en general)
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## 3. Método de pago
- PUE (Pago en Una Exhibición): la forma de pago debe estar completa
(03 transferencia electrónica, 28 tarjeta de crédito, etc.)
- PPD (Pago en Parcialidades o Diferido): no cerrar el documento hasta
recibir el complemento de pago correspondiente; crear con nota de pendiente
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## 4. Impuestos y valores
- IVA al 16% sobre base imponible
(0% para exportaciones, alimentos sin procesamiento, medicamentos)
- Subtotales + IVA − retenciones = total del CFDI
- Retenciones esperadas según tipo de proveedor:
- Persona física con actividad empresarial: ISR 1.25%, IVA 10.6667%
- Honorarios (persona física): ISR 10%, IVA 10.6667%
- Arrendamiento (persona física): ISR 10%, IVA 10.6667%
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## 5. Relación con orden de compra
Solo aplica si la empresa exige OC para ciertos tipos de gasto.
- Si el CFDI referencia una OC: conceptos y monto deben coincidir
- Diferencia ≤ 3% entre CFDI y OC → aceptar
- Diferencia entre 3% y 15% → aceptar con nota de revisión
- Diferencia > 15% o sin OC cuando se requiere → rechazar con motivo
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## 6. Duplicados
- Mismo UUID → rechazar siempre
- Mismo RFC + mismo folio en los últimos 60 días → rechazar