Qué es un proyecto en Legalizaciones, los tres tipos disponibles y cómo crear uno para organizar los gastos de una iniciativa.
Un proyecto organiza y controla los gastos asociados a cada iniciativa dentro de Payana. Todos los gastos recepcionados se asocian y agrupan en proyectos, lo que permite consolidar la información bajo una misma iniciativa, cliente o centro de trabajo.Agrupar los gastos en proyectos permite:
Facilitar el seguimiento presupuestario por proyecto.
Mejorar la visibilidad del gasto total asociado a cada iniciativa.
Validar y aprobar gastos en bloque de forma más ágil.
Los proyectos son la base para organizar los gastos dentro del módulo de Legalizaciones. Funcionan como contenedores que agrupan todos los gastos relacionados con una misma iniciativa o responsable.
Al crear un proyecto eliges uno de tres tipos. El tipo define qué datos pide el formulario y cómo se comporta el proyecto — por ejemplo, si tiene saldo propio o si genera una cuenta por pagar al aprobarse.
Gastos de empleado
Solicitudes de pago
Caja menor
Legalización de gastos y viáticos. El empleado recibe anticipos y reporta soportes contra ellos.Pide nombre del proyecto y los empleados a asignar.
Solicitudes de pago a proveedores por WhatsApp. No hay anticipo ni reembolso: el empleado habilitado es solo el canal que reporta la factura, no el destinatario del pago. Al aprobar la solicitud, la cuenta por pagar se genera a nombre del proveedor/beneficiario de la factura, no del empleado.Pide nombre del proyecto y los empleados habilitados — quiénes pueden cargar solicitudes a este proyecto por WhatsApp.
Fondo fijo para gastos menores, que se repone según necesidad.Pide nombre del proyecto, los responsables — comparten el mismo saldo y pueden legalizar contra la caja —, el monto asignado y, opcionalmente, el umbral de reposición.
En la esquina superior derecha, selecciona el botón + Nuevo proyecto.
3
Selecciona el tipo de proyecto
Elige entre Gastos de empleado, Solicitudes de pago o Caja menor según lo que necesites organizar. El resto del formulario cambia según el tipo elegido.
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Completa los datos y crea el proyecto
Ingresa el nombre del proyecto y los campos propios del tipo seleccionado. Luego haz clic en Crear.
Gastos de empleado
Solicitudes de pago
Caja menor
Crear un proyecto de Gastos de empleado desde la sección Proyectos.
Formulario de un proyecto de tipo Solicitudes de pago, con los empleados habilitados a cargar solicitudes por WhatsApp.
Formulario de un proyecto de tipo Caja menor, con el monto asignado y el umbral de reposición.
El proyecto queda activo en la lista de Proyectos, listo para asociarle gastos. A partir de ese momento, todos los gastos vinculados quedarán organizados en un mismo lugar, facilitando su seguimiento, control y visualización por iniciativa o responsable.
Solicitudes de pago
Caja menor
Detalle de un proyecto de Solicitudes de pago recién creado, con el total solicitado, por pagar y pagado.
La cuenta por pagar de cada solicitud aprobada queda a nombre del proveedor de la factura, no del empleado que la reportó por WhatsApp. El empleado habilitado es únicamente el canal de reporte.
Detalle de un proyecto de Caja menor recién creado, con el monto asignado, gastado y disponible.
Una caja menor recién creada no tiene fondos disponibles hasta que generes el primer anticipo con Reponer caja. Solo entonces los responsables pueden legalizar gastos contra ella.
Una vez creado el proyecto, puedes crear un anticipo de pago dentro de él o asignarle gastos desde la creación de pagos. En proyectos de Solicitudes de pago y Caja menor, los empleados habilitados o responsables también pueden legalizar gastos directamente por WhatsApp — consulta el Agente de legalizaciones.
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