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A veces tu empleado legaliza un gasto y luego llega la factura electrónica por la entidad fiscal. En vez de tener dos documentos duplicados, puedes combinarlos en uno solo directamente desde Documentos.
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Entra a Documentos

En el menú lateral, entra a Documentos.
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Abre el menú de acciones

Busca el documento que quieres combinar y haz clic en el botón ⋮ de su fila.
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Selecciona Combinar con factura fiscal

Elige la opción Combinar con factura fiscal en el menú de acciones.
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Elige la factura correspondiente

Payana te muestra primero las facturas más parecidas (monto y fecha cercanos). Si no aparece ninguna coincidencia cercana, usa el buscador para encontrarla manualmente. Selecciona el documento correcto y haz clic en Continuar.
Combinar un gasto con una factura fiscal en Payana

Buscar y elegir la factura fiscal con la que se combinará el gasto.

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Confirma la combinación

Revisa el resumen (“Vas a unir #X con #Y. Quedará un solo documento en Payana”) y haz clic en Confirmar combinación.
Esta acción es definitiva y no se puede deshacer: uno de los dos documentos desaparece.
Queda un solo documento en Payana: la factura fiscal sobrevive y absorbe la información del gasto — proyecto, empleado asignado, notas y archivos adjuntos.

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Combinar varios documentos a la vez

Si ya sabes cuáles son los dos documentos, puedes combinarlos directamente desde la lista, sin pasar por el buscador.
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Selecciona los dos documentos

En Documentos, marca la casilla del gasto y la casilla de la factura fiscal que quieres combinar.
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Abre Más acciones y elige Combinar

En la parte inferior de la lista, haz clic en Más acciones y selecciona Combinar.
Combinar varios documentos seleccionados en Payana

Combinar dos documentos seleccionándolos directamente desde la lista.

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Confirma la combinación

Como ya elegiste ambos documentos, Payana te lleva directo a la pantalla de confirmación. Haz clic en Confirmar combinación.
Esta acción es definitiva y no se puede deshacer: uno de los dos documentos desaparece.
Si alguno de los dos documentos ya está pagado o registrado en tu ERP, la combinación no se puede completar.
Significa que los dos documentos elegidos no forman un par válido de gasto + factura fiscal (por ejemplo, ambos están marcados como gasto, o ambos ya fueron pagados o causados). Elige otra factura desde el buscador del paso 4.