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El módulo de legalizaciones en Payana cubre el ciclo completo de gastos de empleados: proyectos, saldos, anticipos, causación y cruce fiscal. El agente cubre la puerta de entrada a ese ciclo: recibir el gasto del empleado, validarlo contra la política de la empresa y crearlo en Payana. Una vez creado, el documento sigue el flujo como cualquier otro — clasificación, aprobación, causación — según lo que la empresa tenga configurado.
Para conocer el módulo completo de legalizaciones — proyectos, control de saldos, anticipos y causación — consulta la sección Legalizaciones.

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Cómo funciona el agente

El agente opera por WhatsApp. El empleado le envía el gasto — una foto del recibo, una descripción, el monto — y el agente conversa con él de manera natural para completar la información necesaria. Antes de crear cualquier documento, cruza contra la factura electrónica: si ya existe una factura electrónica que coincide, la enriquece con los datos del empleado y el proyecto; si detecta un registro duplicado, bloquea la creación.

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Una conversación, no un formulario

El agente no le pide al empleado que llene campos — le habla. Tiene acceso completo al contexto del empleado dentro de Payana y puede responder cualquier pregunta durante la conversación:
  • Proyectos activos: sabe a qué proyectos pertenece el empleado y le sugiere a cuál registrar el gasto según el tipo de gasto y el historial previo.
  • Saldos y anticipos: puede consultarle al empleado cuánto lleva registrado, qué anticipos tiene pendientes por legalizar y qué saldo le queda disponible en cada proyecto.
  • Últimos registros: si el empleado pregunta por sus gastos recientes, el agente los tiene disponibles y puede mostrárselos.
  • Dudas sobre la política: si el empleado no está seguro de si puede registrar algo — una cena, un tiquete, un gasto de hotel — el agente le explica qué permite la política de su empresa y cómo proceder.
El empleado puede llegar con una foto de un recibo y terminar con el gasto creado, clasificado y listo para aprobación, todo dentro de una conversación por WhatsApp.

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Paso 1: Define tu política de gastos

La política le dice al agente qué gastos puede aceptar y cuáles debe cuestionar o bloquear. Se escribe en lenguaje natural.

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Paso 2: Activa la autonomía

La autonomía define qué hace el agente cuando un gasto no cumple la política:
  • Sin autonomía estricta: crea el gasto en Payana y deja un comentario indicando qué condición no se cumplió, para que el aprobador lo evalúe en el flujo.
  • Con autonomía estricta: bloquea la creación directamente y le explica al empleado por qué su gasto no puede registrarse, sin crear el documento.
En ambos casos, los gastos que sí cumplen la política se crean normalmente.
El agente de legalizaciones crea el documento en Payana, pero la aprobación y causación ocurren en el flujo. Puedes combinar este agente con el de aprobación para que, una vez creado el gasto, pase automáticamente por revisión del responsable. Consulta Agente de aprobación.

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Ejemplos de política

Política de viáticos y gastos

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