- Colombia 🇨🇴
- México 🇲🇽
# Política de recepción — [Nombre de la empresa]
# País: Colombia | Última actualización: [fecha]
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## Caso 1: Cuentas de cobro
### Qué son
Documentos de cobro emitidos por personas naturales o contratistas
independientes que no están obligados a emitir factura electrónica.
No tienen CUFE y no pasan por la DIAN — llegan directamente al correo.
### Cómo identificarlas
- Remitente es una persona natural (nombre propio, sin razón social)
- Asunto contiene palabras como: "cuenta de cobro", "cobro de honorarios",
"prestación de servicios", "pago mes de [mes]"
- El adjunto es un PDF o imagen sin estructura de factura electrónica
- No tiene CUFE ni QR de la DIAN
### Qué información capturar
- Nombre completo y cédula o NIT del prestador
- Monto total del cobro
- Concepto del servicio prestado
- Datos bancarios para el pago (banco, tipo de cuenta, número)
- Período del servicio (ej: "servicios mes de mayo")
### Reglas
- Información completa y remitente conocido → crear directamente
- Falta cuenta bancaria → crear con nota: "Pendiente datos bancarios"
- Sin número de cédula o NIT → crear con nota: "Pendiente identificación"
- Mismo concepto + mismo remitente + mismo mes ya existe en Payana → no crear
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## Caso 2: Facturas internacionales
### Qué son
Facturas de proveedores en el exterior que no tienen NIT colombiano
y no llegan a través de la DIAN. Pueden estar en cualquier idioma o moneda.
### Cómo identificarlas
- Remitente con dominio extranjero o NIT/Tax ID no colombiano
- Documento en inglés, portugués, alemán u otro idioma
- Monto en USD, EUR u otra moneda diferente a COP
- Términos como "invoice", "rechnung", "facture", "fattura"
### Qué información capturar
- Nombre y país del proveedor
- Número de factura y fecha de emisión
- Moneda y monto total
- Concepto del servicio o bien
- Forma de pago o condiciones indicadas
### Reglas
- Proveedor ya registrado en Payana → crear directamente con nota de moneda extranjera
- Proveedor nuevo → crear con nota: "Proveedor nuevo, validar datos antes del pago"
- Monto inusual (> 50% de variación vs historial del proveedor) → crear con nota
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## Caso 3: Documentos de soporte complementarios
### Qué son
Documentación que un proveedor nacional envía por correo para complementar
una factura electrónica ya existente en Payana: órdenes de compra,
pólizas de cumplimiento, contratos de respaldo, actas de entrega, memorandos.
### Cómo identificarlos
- El remitente ya tiene facturas registradas en Payana
- El adjunto no es una factura electrónica (no tiene CUFE)
- El asunto o cuerpo del correo hace referencia a una factura o contrato previo
### Qué información capturar
- Tipo de documento (OC, póliza, contrato, acta)
- Número o referencia del documento relacionado en Payana
- Fecha y proveedor
### Reglas
- Hay una factura relacionada identificable en Payana → adjuntar al documento existente
- No se puede identificar la factura relacionada → crear con nota: "Documento complementario,
asociar manualmente a factura correspondiente"
- Mismo documento ya fue recibido y adjuntado → ignorar
# Política de recepción — [Nombre de la empresa]
# País: México | Última actualización: [fecha]
En México, los prestadores de servicios (incluso personas físicas) están
obligados a emitir CFDI — esos documentos llegan automáticamente por el SAT
y no requieren procesamiento por correo. Esta política cubre solo los casos
que no entran por esa vía.
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## Caso 1: Facturas internacionales
### Qué son
Facturas de proveedores en el exterior sin RFC mexicano.
No pasan por el SAT y llegan directamente al correo de la empresa.
### Cómo identificarlas
- Remitente con dominio extranjero o sin RFC
- Documento en inglés, portugués, alemán u otro idioma
- Monto en USD, EUR u otra moneda diferente a MXN
- Términos como "invoice", "rechnung", "facture", "fattura"
### Qué información capturar
- Nombre y país del proveedor
- Número de factura y fecha de emisión
- Moneda y monto total
- Concepto del servicio o bien
- Condiciones de pago indicadas
### Reglas
- Proveedor ya registrado en Payana → crear directamente con nota de moneda extranjera
- Proveedor nuevo → crear con nota: "Proveedor nuevo, validar datos antes del pago"
- Monto inusual (> 50% de variación vs historial del proveedor) → crear con nota
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## Caso 2: Documentos de soporte complementarios
### Qué son
Documentación que un proveedor nacional envía por correo para complementar
un CFDI ya existente en Payana: órdenes de compra, pólizas de cumplimiento,
contratos de respaldo, actas de entrega, memorandos de servicio.
### Cómo identificarlos
- El remitente ya tiene CFDIs registrados en Payana
- El adjunto no es un CFDI (no tiene UUID)
- El asunto o cuerpo del correo hace referencia a un CFDI o contrato previo
### Qué información capturar
- Tipo de documento (OC, póliza, contrato, acta)
- Número o referencia del CFDI relacionado en Payana
- Fecha y proveedor
### Reglas
- Hay un CFDI relacionado identificable en Payana → adjuntar al documento existente
- No se puede identificar el CFDI relacionado → crear con nota: "Documento complementario,
asociar manualmente al CFDI correspondiente"
- Mismo documento ya fue recibido y adjuntado → ignorar