Incluye ejemplos específicos y casos límite. Cuanto más precisa sea la política, menos veces el agente le pedirá al empleado que aclare información o escalará a revisión manual.
- Colombia 🇨🇴
- México 🇲🇽
# Política de viáticos y gastos — [Nombre de la empresa]
# País: Colombia | Última actualización: [fecha]
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## 1. Categorías permitidas y montos máximos
| Categoría | Monto máximo | Notas |
|---|---|---|
| Tiquetes aéreos | $1.500.000 COP | Solo clase económica, rutas nacionales |
| Hospedaje | $300.000 COP por noche | Máximo 5 noches por viaje sin aprobación previa |
| Alimentación (desayuno) | $30.000 COP | |
| Alimentación (almuerzo) | $50.000 COP | |
| Alimentación (cena) | $80.000 COP | |
| Cenas con clientes | $150.000 COP por persona | Indicar nombre del cliente |
| Transporte urbano (taxi/app) | $50.000 COP por trayecto | |
| Transporte intermunicipal | $200.000 COP | |
| Combustible | $300.000 COP | Incluir placa del vehículo |
| Peajes | $30.000 COP por peaje | Incluir placa del vehículo |
| Papelería e insumos | $100.000 COP | |
| Otros gastos operativos | $200.000 COP | Requiere descripción del motivo |
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## 2. Rechazo directo — gastos no permitidos
El agente debe rechazar estos gastos sin escalar y explicarle al empleado
el motivo. No se crea el documento en ningún caso.
### Entretenimiento personal
- Entradas a conciertos, festivales o eventos musicales
- Boletería para eventos deportivos sin clientes presentes
- Cine, teatro u otros espectáculos de uso personal
- Suscripciones de entretenimiento (Netflix, Spotify, plataformas de streaming)
### Bebidas alcohólicas
- Licores, cervezas o vinos comprados por fuera de una cena con clientes aprobada
- Consumo en bares o discotecas
- Minibares de hotel
### Ropa y accesorios
- Prendas de vestir, zapatos o accesorios personales
- Maletas, bolsos o artículos de viaje personales
- Relojes, joyas u objetos de valor personal
### Gastos no relacionados con la operación
- Medicamentos, consultas médicas o gastos de salud personal
- Productos de aseo o cuidado personal (perfumes, cremas, etc.)
- Artículos para el hogar o enseres personales
- Gastos de familiares o acompañantes no vinculados a la empresa
- Multas de tránsito, parqueaderos no operativos, infracciones
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## 3. Reglas generales
- Solo se aceptan gastos del mes en curso y del mes inmediatamente anterior.
Gastos más antiguos requieren aprobación del jefe directo.
- Todo gasto mayor a $500.000 COP requiere descripción del motivo
y nombre del proyecto o cliente asociado.
- Gastos de combustible y peajes deben incluir la placa del vehículo.
- Para cenas o almuerzos con clientes, indicar el nombre del cliente o empresa.
- El total diario de alimentación no debe superar $180.000 COP.
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## 4. Validación contra factura electrónica
- Si existe una factura electrónica que coincida con el comprobante
→ vincular automáticamente al gasto
- Si el gasto ya fue registrado por otro empleado (duplicado)
→ no crear y notificar al empleado
- Si el emisor es desconocido o el CUFE no es válido
→ crear con nota de revisión para el área contable
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## 5. Autonomía — cuándo crear sin escalar
### Crear directamente:
- Gasto en categoría permitida, monto dentro del límite e información completa
- Gasto recurrente del empleado consistente con su historial en Payana
### Crear con nota de revisión:
- Supera el monto máximo en menos de un 20%
- Falta descripción cuando el monto supera $500.000 COP
- Categoría no está en la lista pero tampoco está prohibida
### Bloquear y no crear:
- Casos cubiertos en la sección 2 (rechazo directo)
- Gastos de más de 60 días sin aprobación previa
- Monto supera el máximo en más de un 20%
- Gasto duplicado ya registrado
# Política de viáticos y gastos — [Nombre de la empresa]
# País: México | Última actualización: [fecha]
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## 1. Categorías permitidas y montos máximos
| Categoría | Monto máximo | Notas |
|---|---|---|
| Vuelos nacionales | $8.000 MXN | Solo clase turista |
| Vuelos internacionales | $25.000 MXN | Requiere aprobación previa del área |
| Hospedaje | $2.500 MXN por noche | Máximo 5 noches por viaje sin aprobación |
| Alimentación (desayuno) | $200 MXN | |
| Alimentación (comida) | $400 MXN | |
| Alimentación (cena) | $600 MXN | |
| Comidas con clientes | $1.200 MXN por persona | Indicar nombre del cliente |
| Transporte urbano (taxi/app) | $400 MXN por trayecto | |
| Transporte foráneo (autobús) | $1.500 MXN | |
| Combustible | $2.000 MXN | Incluir placa del vehículo |
| Casetas | $300 MXN por caseta | Incluir placa del vehículo |
| Papelería e insumos | $800 MXN | |
| Otros gastos operativos | $1.500 MXN | Requiere descripción del motivo |
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## 2. Rechazo directo — gastos no permitidos
El agente debe rechazar estos gastos sin escalar y explicarle al empleado
el motivo. No se crea el documento en ningún caso.
### Entretenimiento personal
- Entradas a conciertos, festivales o eventos musicales
- Boletería para eventos deportivos sin clientes presentes
- Cine, teatro u otros espectáculos de uso personal
- Suscripciones de entretenimiento (Netflix, Spotify, plataformas de streaming)
### Bebidas alcohólicas
- Licores, cervezas o vinos comprados fuera de una comida con clientes aprobada
- Consumo en bares o antros
- Minibares de hotel
### Ropa y accesorios
- Prendas de vestir, calzado o accesorios personales
- Maletas, bolsos o artículos de viaje personales
- Relojes, joyería u objetos de valor personal
### Gastos no relacionados con la operación
- Medicamentos, consultas médicas o gastos de salud personal
- Productos de higiene o cuidado personal
- Artículos para el hogar o enseres personales
- Gastos de familiares o acompañantes no vinculados a la empresa
- Multas de tránsito, tenencias, infracciones viales
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## 3. Reglas generales
- Solo se aceptan gastos del mes en curso y del mes inmediatamente anterior.
Gastos más antiguos requieren aprobación del jefe directo.
- Todo gasto mayor a $3.000 MXN requiere descripción del motivo
y nombre del proyecto o cliente asociado.
- Gastos de combustible y casetas deben incluir la placa del vehículo.
- Para comidas o cenas con clientes, indicar el nombre del cliente o empresa.
- El total diario de alimentación no debe superar $1.400 MXN.
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## 4. Validación de CFDI
- CFDI con UUID válido y estado "Vigente" en el SAT → vincular al gasto
- UUID ya registrado por otro empleado → no crear y notificar al empleado
- RFC del emisor en lista negra del SAT (Art. 69-B) → no crear y notificar a contabilidad
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## 5. Autonomía — cuándo crear sin escalar
### Crear directamente:
- Gasto en categoría permitida, monto dentro del límite, CFDI válido e información completa
- Gasto recurrente del empleado consistente con su historial en Payana
### Crear con nota de revisión:
- Supera el monto máximo en menos de un 20%
- Falta descripción cuando el monto supera $3.000 MXN
- RFC de emisor desconocido pero UUID válido en el SAT
### Bloquear y no crear:
- Casos cubiertos en la sección 2 (rechazo directo)
- Gastos de más de 60 días sin aprobación previa
- Monto supera el máximo en más de un 20%
- CFDI cancelado o con estado diferente a "Vigente"
- Gasto duplicado ya registrado (mismo UUID)