Cómo enviar a tu ERP, de una sola vez, varios documentos de un proyecto de Gastos de empleado o Caja menor, en SiigoNube o SAP Business One.
Registrar gastos en el ERP te permite enviar a tu ERP varios documentos de un mismo proyecto en un solo paso, en lugar de causarlos uno por uno. Lo que queda registrado en el ERP depende de cuál uses:
En SiigoNube, un solo comprobante contable con todos los documentos.
En SAP Business One, una factura y un pago por cada documento, más una factura de liquidación a nombre del empleado.
Esta función se activa por empresa y hoy está disponible para SiigoNube y SAP Business One. Si no ves la opción en tus proyectos, escríbele a soporte para activarla.
No. Cada solicitud se causa por separado, porque genera su propia cuenta por pagar al proveedor.
Solo puedes incluir documentos del proyecto que no estén archivados ni se hayan causado antes. Los anticipos y las cuentas por pagar del proyecto no se incluyen.
Cada registro admite hasta 50 documentos. Si el proyecto tiene más, regístralos en partes: cada registro queda con su propio número en el ERP.
En el menú lateral, entra a Proyectos y abre el proyecto de Gastos de empleado o Caja menor cuyos gastos quieres registrar.
2
Marca los documentos
Selecciona en la tabla los documentos que quieres incluir. Abajo aparece una barra con la cantidad y el total seleccionados.
3
Elige Causar documentos
En Más acciones, elige Causar N documentos. Se abre la pantalla de causación: a la izquierda ves cada documento y a la derecha el formulario.
Desde el proyecto, selecciona los documentos y elige Más acciones → Causar N documentos.
En los proyectos de Solicitudes de pago no aparece esta opción. En su lugar verás el aviso “Las solicitudes de pago se causan documento por documento.”
En un proyecto de Solicitudes de pago no aparece la opción de registrar varios documentos a la vez.
En SiigoNube, todos los documentos quedan en un solo comprobante contable. Payana arma el comprobante por ti; tú revisas las líneas y eliges las cuentas.
1
Elige el tipo de comprobante
En el campo Documento, elige el tipo de comprobante de Siigo con el que quieres registrar los gastos. El campo Tipo ya viene fijo en CC (comprobante contable). Revisa la Fecha de elaboración: por defecto es la de hoy.
2
Revisa las líneas de cada documento
Cada documento aparece como una línea al débito, por su valor total. En cada línea puedes elegir la Cuenta contable, el Tercero y el Centro de costos.Si las facturas traen el IVA por separado, haz clic en Desglosar IVA: Payana pasa el IVA de cada documento a su propia línea, con la cuenta de IVA ya asignada. Usa las flechas del visor para revisar cada documento.
Comprobante contable en SiigoNube: tipo de comprobante, desglose de IVA y contrapartidas por empleado.
3
Completa las contrapartidas
Al final de la tabla están las líneas al crédito que cierran el comprobante. Dependen del tipo de proyecto:
Gastos de empleado: una línea por empleado, por el total de sus gastos. Puedes incluir gastos de varios empleados en el mismo comprobante; cada uno queda con su propia cuenta por pagar.
Caja menor: una sola línea por el total. Queda una cuenta por pagar al fondo para reponerlo.
En cada una elige la Cuenta contable y, si aplica, el Tercero.
4
Revisa y causa
La Observación ya trae el nombre del proyecto y la cantidad de documentos; puedes cambiarla. Verifica que la Diferencia entre débitos y créditos sea $0 y haz clic en Causar.
Un comprobante admite hasta 110 líneas. Si al desglosar el IVA te pasas, Payana te avisa: puedes unir el IVA de nuevo en cada línea o quitar documentos de la selección.
El comprobante queda registrado en SiigoNube y los documentos quedan marcados como causados en Payana.
En SAP Business One, Payana registra lo mismo que harías a mano en SAP: una factura y un pago por cada documento, y una factura de liquidación que deja el reembolso pendiente de pago a nombre del empleado.
Cada registro es para un solo empleado. Si el proyecto tiene documentos de varios empleados, haz un registro por cada uno.
1
Selecciona los documentos de un empleado
Sigue los pasos de Seleccionar los documentos, marcando solo los documentos de un mismo empleado. Si mezclas empleados, Payana te avisa en la pantalla de causación y no te deja causar hasta que corrijas la selección.
Selecciona los documentos de un mismo empleado y elige Más acciones → Causar N documentos.
2
Completa los datos de cada documento
La tabla Gastos tiene una fila por documento. En cada una confirma o completa:
Proveedor y Serie de la factura.
Cuenta de gasto.
Impuestos (IVA y retenciones, si aplican).
Centro de costo y, si tu empresa lo usa, Proyecto de SAP.
Payana completa el proveedor cuando su NIT ya existe en SAP y toma el IVA de la factura. El Monto de cada fila es el valor sin IVA. Si ya registraste documentos de ese proveedor, Payana sugiere las cuentas que usaste la última vez.
Tabla de gastos en SAP Business One: una fila por documento, con proveedor e IVA sugeridos.
3
Completa la liquidación
En el bloque Liquidación elige:
Empleado: a quién se le reembolsa.
Cuenta puente: la cuenta contra la que se pagan las facturas. Si tu SAP ya la tiene configurada, viene llena.
Serie de la liquidación: la serie de la factura final.
Si el empleado tiene anticipos pendientes, aparecen en Anticipos a cruzar. Escribe cuánto quieres descontar de cada uno y verás el Total a reembolsar actualizado.
Liquidación: empleado, cuenta puente, serie y un anticipo descontado del total a reembolsar.
4
Causa
Haz clic en Causar. Antes de enviar, Payana revisa con SAP que las series estén abiertas, que el período contable no esté cerrado y que las cuentas, proveedores e impuestos existan en SAP.
Si encuentra algo por corregir, no se envía nada. Verás los puntos marcados en pantalla, bajo Revisa estos puntos antes de causar. Corrígelos y vuelve a causar.
Si no pudo revisar algo, por ejemplo porque no logró conectarse con SAP, te pregunta ¿Causar sin verificar todo?. Elige Causar igual solo si estás seguro: lo que no se revisó puede fallar, y lo que ya quedó registrado en SAP no se deshace.
Payana registra los documentos en SAP uno por uno, así que tarda unos momentos. En pantalla verás:
Qué ves
Qué significa
Un aviso de que quedó en cola.
Payana lo recibió y está por empezar.
Causando 2 de 3 gastos…
Está registrando los documentos en SAP.
Se causaron los 3 gastos y la liquidación.
Terminó bien.
Se causaron 2 de 3 gastos. El resto quedó sin causar…
Terminó a medias. Lo que ya se registró queda en SAP y no se deshace. Revisa en SAP antes de volver a intentar.
Un aviso de que no se pudo causar.
No se registró nada.
Puedes salir de la pantalla mientras se procesa; no hace falta esperar con la ventana abierta.
En SAP Business One quedan, por cada documento, su factura de proveedor y el pago contra la cuenta puente, más la factura de liquidación a nombre del empleado. En Payana, esa liquidación queda como una cuenta por pagar al empleado, lista para reembolsarle.
Revisa tres cosas: que el proyecto sea de Gastos de empleado o Caja menor, que tengas documentos seleccionados que no estén causados ni archivados, y que tu empresa use SiigoNube o SAP Business One. Si todo está bien y sigues sin verla, pídele a soporte que active Registrar gastos en el ERP para tu empresa.
Seleccioné más de 50 documentos
Payana no te deja continuar y te pide quitar algunos. Regístralos en partes: por ejemplo, 50 documentos en un registro y el resto en otro.
SAP Business One: la selección tiene gastos de varios empleados
En SAP cada registro se liquida a un solo empleado. Vuelve al proyecto, marca solo los documentos de un empleado y repite el proceso con los demás.
SiigoNube: el comprobante no cuadra
Revisa que cada contrapartida tenga su cuenta contable y que no hayas borrado ninguna línea. La Diferencia al final de la tabla tiene que quedar en $0 para poder causar.
SAP Business One: el registro lleva mucho tiempo en cola
No lo vuelvas a enviar: esos documentos ya quedaron reservados para ese registro. Escríbele a soporte con el nombre del proyecto y la fecha en que lo enviaste.
