Arma el recorrido de tus documentos en un editor visual: agrega pasos, define responsables, activa agentes y configura las reglas de cada paso — sin escribir una línea de código
El editor de flujos es un lienzo visual donde armas, paso a paso, el recorrido que seguirán tus documentos. Todo se hace arrastrando, haciendo clic y llenando un panel de configuración: no necesitas conocimientos técnicos.
Vista general del editor de flujos: el canvas con los pasos del recorrido.
¿Quién puede editar flujos? Solo los usuarios con el permiso Editar flujos de trabajo pueden agregar, quitar y publicar pasos. Si no ves los botones para editar, pídele a un administrador de tu empresa que te asigne ese permiso desde Espacio de trabajo → Roles y permisos. Ver Permisos.
Cada conector (la flecha entre dos pasos) tiene un botón +. Ahí insertas un paso nuevo.
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Haz clic en el + del conector
Elige el punto del recorrido donde quieres insertar el paso: al inicio (antes del primer paso) o entre dos pasos existentes.
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Elige el tipo de paso
Se abre un menú con los pasos disponibles: Clasificación, Aprobación, Etiquetado, Registro en ERP (Causación), Generar CxP y Enviar eventos DIAN. El menú desactiva las opciones que no aplican (por ejemplo, si el flujo ya causa, no te deja agregar otra causación).
Al hacer clic en el + de un conector se abre el menú de pasos disponibles.
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Configura el paso recién agregado
Al insertarlo, Payana abre automáticamente el panel de configuración para que lo completes. Un paso sin configurar queda incompleto y no dejará publicar el flujo hasta que lo termines.
Estos son los tipos de paso disponibles y cuántos admite un flujo. El menú del conector desactiva los que no aplican según lo que ya tenga tu recorrido:
Tipo de paso
Qué hace
¿Cuántos por flujo?
Clasificación
Asigna a cada documento un valor de un campo (Área, Centro de costo…) y enruta el recorrido según ese valor.
Varios
Etiquetado
Aplica una o varias etiquetas de tu catálogo para organizar y filtrar. No cambia el camino del documento.
Varios
Aprobación
Pide el visto bueno de una o varias personas (o de un agente) antes de continuar.
Varios
Registro en ERP (Causación)
Registra el documento en tu ERP. Es un paso con efecto real.
Máximo uno
Generar CxP
Crea una cuenta por pagar a partir del documento.
Máximo uno (excluyente con Causación)
Enviar eventos DIAN
Envía a la DIAN los eventos que elijas para el documento (acuse de recibo, recibo del bien o servicio, aceptación expresa o tácita, reclamo), sin intervención manual. Disponible para Colombia.
Varios
Todo paso que agregues (o edites) vive en el borrador del flujo: no afecta a ningún documento hasta que publicas. Ver Publicar un flujo.
Algunas combinaciones no están permitidas porque romperían la lógica del flujo (por ejemplo, causar antes de aprobar, o tener dos causaciones). El editor te avisa y bloquea la publicación hasta corregirlo. Ver Reglas del flujo.
Veámoslo de principio a fin con un caso real: agregar un paso de etiquetado que aplica etiquetas de centro de costo, con un agente que las asigna automáticamente.
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Inserta el paso donde lo necesitas
Haz clic en el + del conector en el punto del recorrido donde quieres etiquetar y elige Etiquetado en el menú. Payana inserta el paso y abre su panel de configuración.
Si vas a etiquetar documentos que aún no se han clasificado, inserta el etiquetado antes de la clasificación. Cada documento pasará primero por el etiquetado.
2
Ponle nombre
En Información general, dale un nombre claro (por ejemplo, «Etiquetado por centro de costo»). Ese nombre es el que verá tu equipo en el canvas y en sus tareas.
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Elige las etiquetas disponibles
En Etiquetas disponibles, selecciona el conjunto que este paso podrá aplicar (por ejemplo, Centro de Costos 1, Centro de Costos 2 y Centro de Costos 3). Si no eliges ninguna, el paso podrá usar cualquier etiqueta activa de tu empresa.
Elegir las etiquetas disponibles del paso: se abre el selector con el catálogo de la empresa, se buscan y se marcan las etiquetas de centro de costo que el paso podrá aplicar.
Solo puedes elegir etiquetas que ya existen en tu empresa. Crear etiquetas nuevas es una acción aparte, desde la configuración de la empresa. El agente nunca inventa etiquetas.
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Escribe la política del paso
En Política del paso, describe en lenguaje natural cuándo aplicar cada etiqueta. Es opcional, pero es lo que le da criterio al agente. Ver Políticas de paso.
5
Activa el agente y elige su modo
En Agente IA, enciende el agente y elige cómo trabaja: Solo recomendar (sugiere y una persona confirma) o Recomendar y ejecutar (aplica solo las etiquetas de alta confianza y deja el resto como sugerencias). Ver Agente de etiquetado.
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Guarda y publica
Guarda el paso: el cambio queda en el borrador. Cuando estés listo, Publica el flujo. Como agregar un paso es un cambio estructural, verás el aviso de no-retroactividad: el nuevo paso solo aplica a los documentos que entren de ahí en adelante.
Agregar un paso de etiquetado de principio a fin: el menú del conector con los tipos de paso disponibles, elegir «Etiquetado» y el panel de configuración que se abre para completarlo.
Al hacer clic en cualquier paso, se abre un panel lateral con su configuración, organizada en secciones. No todos los pasos tienen todas las secciones: dependen del tipo.
El panel lateral de un paso de aprobación, con sus secciones de configuración.
Quién es responsable de ese paso: las personas (o roles) que recibirán la tarea cuando un documento llegue ahí. En aprobaciones, aquí defines quién aprueba.
La sección Responsables: tipo de asignación y a quién se asigna el paso.
Cambiar responsables no re-versiona el flujo. Si ajustas quién aprueba o clasifica, el cambio se aplica incluso a los documentos que ya están en curso. Es distinto de un cambio estructural (agregar o quitar pasos), que solo afecta a documentos nuevos. Ver No-retroactividad.
En los pasos de clasificación defines el campo por el cual se clasifica (por ejemplo Área o Centro de costo) y sus valores posibles. Cada valor puede tomar su propio camino en el flujo. Aprende más en Campos personalizados.
En Clasificación, las etiquetas elegidas se vuelven las ramas de enrutamiento del flujo, así que necesitas al menos una.
En Etiquetado, defines el conjunto de etiquetas que el responsable (o el agente) podrá aplicar. Si no eliges ninguna, quedan disponibles todas las etiquetas de la empresa.
Define si la aprobación requiere el visto bueno de todos los aprobadores o de cualquiera de ellos, y si es una lista fija (sencilla) o cambia según la clasificación (condicional).
Elige qué eventos DIAN se envían automáticamente cuando el flujo llega a este paso. Puedes seleccionar uno o varios:
Acuse de recibo
Recibo del bien o servicio
Aceptación expresa
Aceptación tácita
Reclamo
La sección Eventos a enviar del panel: elige uno o más eventos DIAN del catálogo fijo.
Este paso es del tipo sistema: no tiene responsables ni agente, porque no requiere que nadie actúe. Payana envía los eventos elegidos apenas el flujo llega a este punto del recorrido, sin intervención manual.
El texto en lenguaje natural con los criterios de decisión de ese paso. Es opcional, pero es lo que le da inteligencia al agente. Puedes escribirla desde cero o reutilizar una del catálogo. Ver Políticas de paso.
La sección Política del paso, con las opciones para agregar o reutilizar una política.
Aquí activas el agente del paso y eliges su modo de trabajo. Cada tipo de paso trae su propio agente (aprobación, etiquetado, clasificación…). Ver Agentes de decisión.
La sección Agente IA del paso: interruptor para activar el agente y selector de modo.
Editar un paso es igual que configurarlo por primera vez: haz clic en el paso, ajusta lo que necesites en el panel lateral y Guarda. Al guardar, el cambio se queda en el borrador del flujo — no impacta a tus documentos hasta que publicas.
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Haz clic en el paso que quieres cambiar
Se abre el panel lateral con su configuración actual.
2
Ajusta lo que necesites
Cambia el nombre, los responsables, las etiquetas, la política o el modo del agente. Puedes editar varias secciones de una sola vez.
3
Guarda y publica cuando estés listo
Guardar deja el cambio en el borrador. Cuando termines, Publica el flujo para aplicarlo. Ver Publicar un flujo.
No todos los cambios se comportan igual al publicar. Cambiar responsables, política o el agente de un paso se aplica incluso a los documentos que ya están en curso; agregar, quitar o reordenar pasos solo aplica a los nuevos. Ver No-retroactividad.
Quitar un paso: desde el menú de acciones del paso (el ícono de opciones), elige eliminar. Payana re-conecta automáticamente las flechas alrededor del paso eliminado para que el flujo siga siendo válido.
Reordenar: inserta el paso en la posición correcta con el botón + del conector; el editor mantiene el recorrido consistente.
El menú de acciones del paso abre la opción Eliminar, con un diálogo de confirmación antes de quitarlo.
Quitar o agregar pasos es un cambio estructural: solo afecta a los documentos nuevos. Los documentos que ya están recorriendo el flujo conservan la versión con la que entraron. Ver No-retroactividad.
En el editor tienes una pestaña de campos personalizados, donde defines los campos propios de tu empresa (Área, Proyecto, Ciudad…) y sus valores. Estos campos alimentan la clasificación y también sirven para filtrar documentos. Ver la guía completa en Campos personalizados.
