Agentes de Payana

En Payana, un agente es el responsable de una tarea dentro de tu operación. Está entrenado, equipado y listo para actuar — solo necesita que el proceso llegue a su turno: cuando llega una factura, cuando se completa una aprobación, cuando un colaborador envía un gasto. A partir de ese momento, el agente toma la tarea, aplica las reglas de tu empresa y la ejecuta o la deja lista para tu revisión.

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Agentes y flujos: una arquitectura que trabaja junta

Los flujos definen el proceso — los pasos, el orden y quién es responsable de cada uno. Los agentes son los encargados que ejecutan esos pasos de forma autónoma. Piénsalo como una empresa: el proceso existe en papel, pero alguien tiene que llevarlo a cabo. En Payana, ese alguien puede ser una persona, un agente, o una combinación de ambos en distintos pasos del mismo flujo. Un agente actúa cuando el flujo llega a su paso. Por ejemplo:

• El agente de clasificación actúa cuando el paso anterior del flujo entrega un documento listo para clasificar.
• El agente de causación actúa cuando el paso anterior —sea una aprobación, una clasificación o la llegada del documento— queda completado.
• El agente de legalizaciones actúa cuando un colaborador le envía un gasto por WhatsApp.
• El agente de recepción actúa cuando detecta una factura entrante en el correo o en la DIAN.

Esto significa que puedes construir procesos end-to-end donde los documentos avanzan solos desde que llegan hasta que quedan registrados en el ERP — con intervención humana solo donde tu empresa lo decide.

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Cómo funciona cualquier agente

Todos los agentes de Payana comparten la misma estructura: 1. Capacidades Un agente es un modelo de inteligencia artificial — como los que hay detrás de Claude, ChatGPT o Gemini — pero entrenado por Payana con conocimiento específico de su dominio y equipado con herramientas para ejecutar acciones reales dentro de la plataforma. Técnicamente, todo lo que un usuario puede hacer en Payana, un agente también puede hacerlo. Cada agente viene preparado para su tarea: el de causación conoce la normativa fiscal y contable colombiana; el de clasificación recibe las áreas, proyectos y categorías de tu empresa; el de recepción sabe leer facturas electrónicas y validarlas contra la DIAN. Payana lo entrenamos, le damos las herramientas y capacidades necesarias según cada rol. 2. Política Un documento de texto que tu equipo escribe en lenguaje natural. La política le dice al agente cómo opera tu empresa: qué categorías usar, qué cuentas aplican a qué proveedores, qué gastos aprobar directamente, cómo manejar excepciones. Sin política, el agente trabaja desde el historial aprendido. Con política, aplica tus reglas explícitas. 3. Autonomía Un switch que define hasta dónde llega el agente. Sin autonomía, recomienda y espera tu confirmación. Con autonomía activada, ejecuta directamente los casos que la política le autoriza — el resto los deja para revisión humana.

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Gestiona tus agentes

Desde el módulo Agentes en Payana puedes visualizar todos los agentes disponibles para tu empresa, activar o desactivar cada uno, asignarles una política y controlar su nivel de autonomía. Cada agente muestra su estado y las últimas tareas que ejecutó.

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Agentes disponibles