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Los campos personalizados son atributos que tú defines para describir tus documentos con el lenguaje de tu empresa: Área, Proyecto, Centro de costo, Ciudad, Categoría de gasto, etc. Cada campo tiene un conjunto de valores posibles (por ejemplo, el campo Área puede tener Comercial, Operaciones, Administración). Sirven para tres cosas:
  1. Clasificar documentos: un paso de clasificación asigna a cada documento uno de los valores del campo.
  2. Enrutar el flujo: cada valor puede tomar su propio camino, con responsables y reglas distintas.
  3. Filtrar en el listado de documentos: encuentra rápido “todas las facturas del proyecto X”.
Campo personalizado en un paso de clasificación

En un paso de clasificación eliges el campo y defines sus valores posibles.

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Crear un campo personalizado

Puedes crear campos directamente desde el panel de un paso de clasificación, sin salir del editor.
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Abre un paso de clasificación

En la sección Campo a clasificar, despliega el selector de campo.
2

Elige un campo existente o crea uno nuevo

Selecciona uno de los campos ya definidos, o elige Nuevo campo y dale un nombre (por ejemplo, Área, Categoría, Ciudad).
Selector de campo personalizado abierto

El selector de campo: campos existentes con su número de valores y la opción «Nuevo campo».

3

Agrega los valores posibles

En Valores posibles, escribe cada valor y créalo. Puedes buscar entre los existentes o agregar uno nuevo al vuelo.
Agregar valores a un campo personalizado

En «Valores posibles» escribes cada valor y se agrega como chip.

Los valores que definas aquí se convierten en las ramas del paso de clasificación: cada valor puede llevar el documento por un camino distinto en el flujo.

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Clasificar por un campo

Cuando un paso de clasificación usa un campo personalizado, el objetivo es asignarle a cada documento uno de los valores. Ese trabajo lo puede hacer:
  • Una persona, eligiendo el valor manualmente en su tarea.
  • El agente de clasificación, que lee el documento y tu política y elige el valor por sí mismo.
En ambos casos, una vez asignado el valor, el flujo enruta el documento por la rama correspondiente.

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Filtrar documentos por campos

Los campos personalizados también aparecen como filtros en el listado de documentos. Así puedes responder preguntas como:
  • ¿Cuántas facturas hay pendientes del Proyecto Norte?
  • ¿Qué documentos del Área Comercial están esperando aprobación?
Filtro por campo personalizado en el listado de documentos

El listado de documentos con el panel de filtros abierto: cada campo personalizado de la empresa aparece como un filtro.

Piensa los campos personalizados como las “dimensiones” con las que tu empresa entiende sus gastos. Si tu contabilidad se organiza por centro de costo y proyecto, esos son buenos candidatos a campos personalizados.

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Preguntas frecuentes

Sí. Renombrar no afecta a los flujos ya publicados: el enrutamiento sigue funcionando porque se basa en la identidad del valor, no en su texto. Solo cambia lo que se muestra.
Depende de la configuración de tu empresa. Si necesitas más campos de los que el editor te permite crear, escríbenos a soporte.
No. La clasificación asigna un valor de un campo y enruta el flujo por él. El etiquetado aplica una o varias etiquetas para organizar y filtrar, sin cambiar el camino del documento. Ver Agente de etiquetado.