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Documentation Index

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Payana inicia como un “lienzo en blanco” y necesita hablar exactamente el mismo idioma que Siigo Pyme. Si un código o parámetro queda mal configurado en esta fase, la factura será rechazada en la sincronización.

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Extracción de Tipos de Documento

Para que las facturas causadas en Payana aterricen en el comprobante correcto dentro del software ERP, primero se debe extraer el listado de documentos.
  1. Ingresa a Siigo Pyme y ubícate en el módulo superior de Contabilidad.
  2. Despliega el menú y selecciona Impresión de la definición de documentos.
  3. En la ventana emergente, busca el botón de destacado (o de opciones de salida) y selecciona la opción para exportar este informe a un archivo de Excel.
  4. El Filtro Clave: De todo el archivo de Excel generado, Payana únicamente requiere tres columnas específicas para hacer el empalme:
    • Tipo de factura: La letra que identifica la naturaleza del movimiento (ej. ‘P’ para compras, ‘F’ para ventas).
    • Descripción: El nombre asignado al comprobante (ej. “Factura de Compra Nacional”).
    • Código del documento: El número exacto del comprobante dentro de Siigo (ej. 001, 005).

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Extracción del Catálogo de Proveedores

El XML de la factura electrónica contiene el NIT del emisor, pero Payana necesita validar si ese NIT ya existe en el sistema para asociarle la cuenta por pagar.
  1. Dirígete al módulo de Cuentas por pagar en Siigo Pyme.
  2. Ingresa a Manejo de proveedores y luego a Informe de proveedores.
  3. Exporta este listado a Excel.
  4. El Filtro Clave: De esta base de datos, extrae exclusivamente dos columnas: el Número de identificación (NIT o Cédula) y el Nombre del proveedor. Esto garantizará que el sistema cruce la información del XML de manera unívoca y no se generen terceros duplicados.

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Los Parámetros Contables y Estructurales

Para completar la parametrización, es obligatorio subir archivos de Excel adicionales con la estructura operativa de la empresa. Esto dictará cómo se registrará cada transacción:
  • Ítems de Cuentas Contables (PUC): El listado completo de las cuentas de gasto, costo y activo.
  • Centros y Subcentros de Costo: Requeridos si la empresa segmenta los gastos (ej. un gasto para Ventas y otro para Administración). Es importante tener en cuenta que la disponibilidad del subcentro de costo siempre dependerá y se desplegará según el centro de costo principal que se haya seleccionado primero.
  • Cuentas de Impuestos y Retenciones: Las cuentas puente específicas donde se acumula el IVA descontable y las cuentas de pasivo para retención en la fuente e ICA.
  • Formas de pago: Las cuentas contables destinadas a saldar la factura (ej. Cuentas por Pagar a Proveedores - 2205).