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Documentation Index

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Una vez que la plataforma ha procesado los parámetros de Siigo Pyme (primero ver “Extracción y Cargue de Parámetros SiigoPyme”), es posible tomar una factura y asignarle su respectiva estructura contable.

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La Cabecera del Comprobante (Información General)

Al abrir una factura en Payana para su causación, el primer bloque a diligenciar es la información general.
  • Tipo de Documento: Despliega el menú y selecciona el comprobante exportado en la fase anterior (ej. P-001 Factura de Compra).
  • El Consecutivo (Paso Crítico): Payana sugerirá un número consecutivo automático. Por ejemplo, si en Siigo el último comprobante es el 150, se debe asegurar manualmente que en Payana se asigne el 151.
  • Es responsabilidad del usuario ir a Siigo Pyme y verificar cuál es el siguiente número real disponible. Un error en este paso sobrescribirá comprobantes anteriores en la contabilidad.

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Causación a Nivel de Ítems (Desglose Inteligente)

La plataforma lee el contenido de la factura y expone sus líneas o ítems. Aquí se define el tratamiento contable del gasto:
  • Asignación Masiva: Si la factura contiene múltiples líneas que corresponden a un mismo tipo de gasto (ej. 10 computadores que van a Equipos de Computación), es posible seleccionar todas las líneas simultáneamente y asignarles la misma cuenta contable y el mismo centro de costo en una sola acción.
  • Asignación Individual: Si la compra incluye ítems de diferente naturaleza (ej. papelería y artículos de aseo en una misma factura), se debe realizar la asignación línea por línea, imputando la cuenta correspondiente a cada concepto de forma independiente.\
    Atención: Es indispensable revisar la naturaleza de los artículos facturados, dado que algunos tipos de ítems requieren modificaciones manuales en el sistema.

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Asignación de Impuestos y Retenciones

  • Impuestos (El IVA): En la columna de impuestos, se debe marcar el porcentaje de IVA aplicable (ej. 19%).
    • La regla fundamental en este paso es marcar únicamente los ítems que realmente están gravados.
    • Si se aplica IVA a conceptos exentos o excluidos, el total calculado no coincidirá con el XML original y el sistema arrojará un error de cuadre.
  • Retenciones: El cálculo no se ejecuta de forma ciega o automática. El usuario debe determinar, basándose en la base gravable y la normativa vigente para el servicio/compra, qué retenciones aplicar. Se ingresa a la sección de retenciones, se selecciona la cuenta parametrizada previamente y se asigna el porcentaje correspondiente.

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Formas de Pago y Partida Doble

  • Para finalizar la estructura, se debe agregar la Forma de Pago. Si la compra no se salda de contado, se seleccionará la cuenta de Cuentas por Pagar a Proveedores o la contrapartida pertinente.
  • Cierre de factura: La plataforma suma automáticamente los débitos (gastos + IVA) y los créditos (Retenciones + Cuentas por pagar). Antes de guardar, el indicador de diferencia en la parte inferior debe mostrar obligatoriamente $0. Esto garantiza el cumplimiento del principio de partida doble y habilita el documento para su posterior cargue masivo hacia Siigo Pyme sin riesgo de errores.