Documentation Index
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¿Qué hace esta sincronización?
Payana consulta los documentos registrados en tu ERP — facturas de compra, documentos soporte y notas de crédito — y los cruza con los que ya existen en la entidad fiscal (DIAN en Colombia, SAT en México). Cuando encuentra una coincidencia, marca el documento con el consecutivo del ERP para que quede trazado en ambos sistemas.
Requisitos previos
Antes de usar esta funcionalidad, asegurate de tener:
- La entidad fiscal vinculada (DIAN o SAT según tu país).
- Tu ERP integrado con Payana.
¿Cuándo se sincroniza?
La sincronización ocurre automáticamente cada noche. Sin embargo, podés ejecutarla manualmente cuando quieras:
- Ve a la sección de Documentos.
- En la parte superior derecha, haz clic en Sincronizar.
- Seleccioná Sincronizar ERP.
¿Qué estados puede tener un documento?
Después de sincronizar, cada documento muestra un estado en la columna Doc ERP:
| Estado | Significado |
|---|
| Causado por Payana | El documento fue causado desde Payana. Podés ver el detalle completo de la causación. |
| Causado por fuera | Se encontró el consecutivo en el ERP, pero la causación se hizo por fuera de Payana — no se tiene el detalle de cómo se registró. |
| Marcado como causado sin identificar | El documento está marcado como causado, pero no se pudo identificar en el ERP. |
| Aún por causar | El documento no está en el ERP ni ha sido procesado en Payana. |
Los documentos en estado Aún por causar pueden procesarse directamente desde Payana para completar su causación.
Casos de uso frecuentes
Conciliación fiscal sin causación en Payana
Si todavía no estás causando desde Payana, igual podés conectar tu ERP y correr la sincronización para cruzar tus documentos con la DIAN o el SAT. Así podés identificar qué está completo, qué quedó sin registrar en el ERP y qué nunca llegó a tu correo.
Clientes nuevos: visibilidad del histórico
Al conectar Payana por primera vez, la sincronización trae el historial completo de documentos que ya existen en la entidad fiscal — incluso antes de empezar a operar. Podés ver qué está causado y qué no, y arrancar con contexto completo desde el primer día.
Casos que aún no soporta la causación de Payana
Para documentos como comprobantes contables, ciertas notas de crédito u otros casos particulares que aún no están soportados en la integración de causación, podés causarlos directamente en tu ERP. Payana los detectará en la siguiente sincronización y los marcará como Causado por fuera, manteniendo la trazabilidad y permitiendo que la CxP quede reflejada en el módulo de pagos.
Cierre contable mensual o anual
Antes de cerrar un periodo contable, corré la sincronización para confirmar que todo lo que llegó a la entidad fiscal quedó registrado en el ERP. Evitás documentos “colgados” que aparezcan después de que el periodo ya no se puede modificar.
Limitaciones actuales
Los siguientes casos no pueden cruzarse automáticamente con esta sincronización:
- Comprobantes contables y causaciones agrupadas: documentos registrados fuera del módulo de compras del ERP, o causaciones que agrupan múltiples facturas en una sola entrada, no tienen un identificador único que Payana pueda rastrear.
- Identificador ausente o incorrecto: el cruce se realiza por CUFE (Colombia) o Folio Fiscal (México), o por el consecutivo del proveedor. Si el ERP no tiene ninguno de los dos registrado, o está mal digitado, el documento quedará sin cruzar.
