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Documentation Index

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Cuando causas una factura en Payana, puedes vincularla a los documentos del flujo de compras que ya existen en tu ERP — ya sea una Orden de Compra (OC) o una Entrada de Mercancía (EM). Esto permite cruzar lo que se solicitó y lo que se recibió contra lo que el proveedor está facturando, identificar discrepancias fácilmente y cerrar el ciclo logístico y contable en un solo paso.

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Requisitos

  • Tener el ERP integrado con Payana vía API
  • Tener OC o EM abiertas en el ERP para el proveedor de la factura

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Cómo hacer el cruce al causar

1

Abrir el formulario de causación

En la sección Documentos, haz clic en el lápiz de la columna Documento ERP para abrir el formulario de causación.
2

Seleccionar el documento de cruce

En el formulario encontrarás el botón Completar con. Al hacer clic se despliegan las OC y EM abiertas para ese proveedor en el ERP.
El agente de causación puede sugerir automáticamente el documento de cruce analizando el campo “orden de pedido”, documentos referenciados, observaciones y montos similares. Si detecta una coincidencia, aparecerá como sugerencia en el formulario.
3

Confirmar la selección

Al seleccionar un documento, las líneas del formulario se reemplazan con las líneas de ese documento. Compara las cantidades y montos frente a lo que el proveedor está facturando para detectar cualquier discrepancia.
4

Completar y registrar

Agrega cualquier información faltante — cuentas contables, centros de costo, impuestos — y haz clic en Causar o Registrar en el ERP.

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Cruce parcial y múltiples documentos

No estás limitado a un solo documento. Puedes vincular varias OC o EM a una misma factura, o combinar líneas de documento con líneas manuales:
  • Múltiples OC/EM: útil cuando una sola factura cubre varios pedidos. Cada vez que seleccionas un documento adicional, sus líneas se agregan a las existentes.
  • Líneas mixtas: puedes completar parte del formulario desde una OC y agregar el resto manualmente. En la tabla, cada línea muestra de qué documento proviene; las líneas manuales no tienen referencia asociada.
Al seleccionar un documento de cruce, las líneas actuales del formulario se reemplazan. Si quieres combinar varias fuentes, primero selecciona un documento y luego agrega las líneas adicionales.

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Las columnas de cantidad

Cuando una línea proviene de una OC o EM, verás tres columnas de cantidad en lugar de una sola. Estas te permiten comparar directamente lo que se gestionó internamente contra lo que el proveedor está facturando:
ColumnaQué indica
SolicitadoCantidad total registrada en la OC
IngresadoCantidad que ya pasó por recepción o bodega — es decir, lo que físicamente se recibió según la EM
FacturadoCantidad que ya fue causada en facturas anteriores para esta línea
Si hay diferencias entre estas columnas y lo que muestra la factura del proveedor, puedes identificarlas antes de registrar y resolverlas con tu equipo.

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Qué pasa en el ERP

Al registrar, el ERP vincula la factura a la OC o EM de referencia y descuenta las cantidades correspondientes. Esto cierra el ciclo completo — OC → EM → Factura — dejando trazabilidad de principio a fin dentro del ERP.

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Consideraciones

  • Si un documento no aparece en la lista al hacer clic en Completar con, es probable que el ERP no se haya sincronizado recientemente. Ejecuta una sincronización manual desde Payana y vuelve a intentarlo.
  • Esta funcionalidad está disponible para todos los ERPs integrados con Payana vía API.