Cómo llevar tus facturas del SAT a un lote de pago cuando no tienes un ERP conectado: la cuenta por pagar, el buscador de folios y qué hacer si un documento aún no se puede pagar
En Payana un documento se paga a través de su cuenta por pagar. Mientras el documento no tenga una, no hay nada que agregar a un lote.
Si no tienes un ERP conectado, la cuenta por pagar no llega de afuera: la genera Payana cuando el documento termina su proceso. El recorrido completo lo define tu flujo de documentos — normalmente Documento creado → Aprobación → Generar cuenta por pagar → Completado.
Antes, pagar disparaba varias cosas a la vez por debajo: aprobaba el documento y generaba su cuenta por pagar en el mismo clic. Funcionaba, pero no quedaba registro de quién hizo qué: no se sabía quién aprobó ni de dónde salió cada cuenta por pagar.Ahora cada acción tiene un responsable y un momento, y queda en el panel de actividad del documento — la pestaña Actividad de su detalle: quién lo creó, quién lo aprobó y cuándo se completó su flujo.
No es un paso extra: es trazabilidad. Ganas auditoría de quién aprueba y quién origina cada cuenta por pagar. Y si tu operación no necesita aprobar, puedes quitar ese paso del flujo — los documentos generarán su cuenta por pagar solos y seguirás viendo todo en el panel de actividad.
Antes de armar el lote, Payana revisa la selección sin aprobar ni modificar nada y muestra uno de tres resultados:
Ninguna tiene cuenta por pagar
Verás “Ninguno de los documentos seleccionados tiene una cuenta por pagar asociada, así que no hay pagos para agregar a un lote.” No se creó ningún lote y ningún documento fue modificado.Es lo que pasa cuando las facturas acaban de entrar y todavía les falta proceso. Resuélvelo con los dos caminos de abajo.
Ninguna de las facturas tiene cuenta por pagar todavía: no hay pagos que agregar al lote.
Algunas sí y otras no
Verás “Se creará un lote con H de M documentos” y el aviso de cuántos quedan fuera por no tener cuenta por pagar. El lote se arma solo con los que sí la tienen; para el resto usa el enlace Ver documentos pendientes.
Todas tienen cuenta por pagar
Verás “Se creará un lote con N pagos relacionados.” Puedes Crear lote (uno nuevo) o Agregar a lote (uno existente).
Todas las facturas seleccionadas tienen cuenta por pagar: el lote se arma con todos los pagos.
Pagar nunca aprueba tus documentos. Si un documento todavía no está listo, Payana te lo informa y lo deja intacto.
Si en tu operación no necesitas aprobar cada factura, puedes sacar ese paso del flujo: los documentos pasarán directo a tener su cuenta por pagar.
1
Abrir tu flujo de documentos
Entra a Flujos y agentes → Flujos y abre el flujo de Documentos con Editar.
2
Eliminar el paso de Aprobación
En el nodo Aprobación, abre el menú ⋮ y elige Eliminar.
El menú del paso Aprobación permite editarlo o eliminarlo del flujo.
3
Confirmar
Payana avisa que los pasos vecinos quedarán conectados entre sí y que el cambio queda en el borrador hasta que publiques.
Confirmación antes de quitar el paso: el cambio se guarda en el borrador y se aplica al publicar.
4
Publicar el flujo
Haz clic en Publicar y confirma. El flujo queda Documento creado → Generar cuenta por pagar → Completado.
Al publicar, Payana recuerda que el cambio solo aplica a los flujos que inicien después.
El flujo queda sin el paso de Aprobación: el documento pasa directo a generar su cuenta por pagar.
El cambio no es retroactivo. Solo aplica a los documentos que entren al flujo después de publicar. Los que ya están en curso terminan con la versión anterior — para esos, usa Completar el proceso.
