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Documentation Index

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Cómo registrar y conciliar pagos que se realizan fuera de Payana. Esta funcionalidad te permite agrupar todas tus facturas pendientes por proveedor y banco en un solo archivo, facilitando la dispersión de fondos desde tu portal bancario.

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1. Prepara tu Lote en Payana

  • Dirígete a la sección de Lotes en el menú lateral de Proveedores.
  • Selecciona el lote que deseas procesar (estado “Por pagar”) para ver el resumen de las dispersiones.
  • Dato clave: El sistema consolida automáticamente las obligaciones de un mismo NIT en un solo registro para que el proceso en el banco sea más limpio.

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2. Configura y Descarga el Archivo

  • Haz clic en Descargar dentro del resumen del lote.
  • Se abrirá una ventana donde debes:
    1. Seleccionar el Origen de los fondos: Elige la cuenta bancaria desde la cual pagarás. Según el país de tu empresa, podrás elegir entre:
      • Colombia: Bancolombia o Banco de Bogotá.
      • México: BBVA México.
    2. Definir Fechas: Indica la Fecha de Creación (hoy) y la Fecha de Aplicación (cuándo quieres que el banco ejecute el pago).
  • Presiona Descargar y obtendrás el archivo en el formato requerido por tu banco:
    • Archivo de texto plano (.txt) para Bancolombia y Banco de Bogotá.
    • Archivo Excel (.xlsx) para BBVA México.

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3. Sube el Archivo a tu Portal Bancario

Dependiendo de tu banco, sigue estos pasos generales: Bancos de Colombia
  • Para Bancolombia:
    • Ingresa a la Sucursal Virtual Negocios o Empresas.
    • Usa el formato PAB.
    • Tip: No edites el archivo descargado manualmente, ya que usa codificación especial (ANSI/ASCII) para que el banco lo lea correctamente.
  • Para Banco de Bogotá:
    • Ingresa al Portal Conexión en Línea.
    • Carga el archivo en la sección de pagos masivos (Nómina o Proveedores). El archivo ya cuenta con la estructura estándar exigida por el banco (Registros Tipo 1, 2 y 3).
Bancos de México
  • Para BBVA México:
    • Ingresa a BBVA Net Cash (portal empresarial de BBVA México).
    • Carga el archivo Excel (.xlsx) descargado desde Payana en el módulo de pagos masivos o dispersión de fondos a proveedores.
    • Tip: No modifiques la estructura, columnas ni el formato del archivo, ya que BBVA valida el layout exacto antes de procesar la dispersión.

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4. Finaliza el Proceso en Payana

  • Una vez que el banco confirme que el archivo fue cargado y procesado exitosamente, regresa a la plataforma y haz clic en “Marcar como pagado”.
  • ¡Listo! El sistema enviará automáticamente los comprobantes de egreso detallados a tus proveedores vía email o WhatsApp, informándoles exactamente qué facturas fueron canceladas en ese pago consolidado.

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¿No ves tu banco en la lista? ¡Lo construimos para ti!

Sabemos que cada institución financiera tiene sus propias reglas de estructura en archivos planos (layout). Si tu empresa opera con un banco que aún no está activo en nuestra plataforma, podemos priorizar su desarrollo sin costo adicional.

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¿Qué necesitamos de ti?

Para integrar un nuevo banco, solo requerimos que nos proporciones:
  • Un archivo de ejemplo (.txt, .pab o .xlsx): Un archivo con datos ficticios que siga la estructura requerida por tu banco.
  • De ser posible, el manual del Layout: El documento técnico que el banco entrega a las empresas para el armado del archivo plano.
Nota importante: Recuerda que el extracto del banco solo mostrará un movimiento por el valor total consolidado bajo la referencia “PAGO CONSOLIDADO”, por lo que los avisos automáticos de la plataforma son esenciales para que tus proveedores identifiquen sus pagos.