Crea una regla en Outlook para que el correo con el token de acceso de la DIAN se reenvíe solo a Payana y tus facturas se sincronicen sin intervención manual.
Para traer tus facturas de la DIAN, Payana solicita un token de acceso que la DIAN envía al correo registrado en tu RUT. Si ese correo está en Outlook, basta con una regla que reenvíe ese mensaje al buzón de Payana de tu empresa. Con eso, la sincronización corre sola.
Tu correo de Payana es único y tiene la forma inbox+…@payana.io. Lo encuentras en Payana, en el paso 1 de esta guía. No uses el del ejemplo del video.
Acceso al buzón de Outlook donde llega el token de la DIAN (el correo registrado en el RUT).
Acceso a Configuración → Integraciones en Payana. Si no ves esa pestaña, pídele a un administrador de tu empresa que te dé el permiso o que te comparta el correo.
En Payana, abre el menú de tu empresa y entra a Configuración → pestaña Integraciones. En la sección Sincronización automática, haz clic en Configurar sincronización automática y elige Outlook.Debajo del video aparece el correo exacto de tu empresa (inbox+…@payana.io). Cópialo con el ícono que está al lado y deja esa ventana abierta: al final la usarás para probar la sincronización.
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Abre la administración de reglas
En la bandeja de entrada de Outlook, haz clic en los tres puntos (···) de la barra superior y entra a Reglas → Administrar reglas.
Menú de los tres puntos → Reglas → Administrar reglas.
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Agrega una regla nueva
En la sección Reglas de la configuración, haz clic en Agregar nueva regla y ponle un nombre que la identifique, por ejemplo Reenvío token DIAN.
Configuración → Correo → Reglas → Agregar nueva regla.
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Define la condición: el cuerpo del mensaje incluye
En Agregar una condición, elige El cuerpo del mensaje incluye.
La condición está en el grupo Palabras clave.
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Pega la frase del correo de la DIAN
Escribe como palabra clave la frase que trae el correo del token:
Se ha generado una nueva solicitud de acceso al Sistema de Factura Electrónica
Así la regla solo reenvía los correos del token y no el resto de tu bandeja. Si tienes a mano un correo del token, puedes copiar la frase directamente de ahí.
Frase del correo de la DIAN que dispara la regla.
Condición lista con la frase como palabra clave.
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Define la acción: Reenviar a
En Agregar una acción, elige Reenviar a.
La acción está en el grupo Distribución.
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Escribe tu correo de Payana y guarda
Pega el correo que copiaste en el paso 1, selecciónalo en la lista y haz clic en Guardar.
Destino del reenvío: el correo de Payana de tu empresa.
La regla queda en la lista con el interruptor activo.
Regla creada y activa.
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Prueba la sincronización
Vuelve a la ventana Configurar sincronización automática en Payana y haz clic en Probar sincronización. Payana solicita un token a la DIAN, lo recibe por el reenvío y descarga tus facturas.
Si la prueba termina bien, la regla está funcionando: desde ahí Payana sincroniza la DIAN todos los días sin que tengas que hacer nada.
Microsoft 365 puede bloquear el reenvío a correos externos. En muchas empresas la política de seguridad viene así por defecto: la regla queda creada, pero el correo nunca sale. Si después de configurarla no se sincronizan tus facturas, pídele al administrador de Microsoft 365 de tu empresa que permita el reenvío automático hacia @payana.io. Más detalle en la guía de Microsoft sobre reenvío automático.
No. La regla solo actúa sobre los correos cuyo cuerpo incluye la frase del token de la DIAN.
Cambiamos el correo registrado en la DIAN, ¿qué hago?
La regla vive en el buzón que recibe el token. Si el token ahora llega a otro correo, crea la misma regla en ese buzón nuevo. El correo de Payana de destino no cambia.
Creé la regla y las facturas no se sincronizan
Revisa tres cosas:
Que la regla esté activa (interruptor encendido) en Configuración → Correo → Reglas.
Que el correo de destino sea exactamente el que aparece en Configurar sincronización automática, sin espacios.
Que el reenvío externo esté permitido en tu Microsoft 365 (ver la advertencia de arriba).
Si todo está bien y sigue sin sincronizar, escríbenos por Soporte desde la plataforma.
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