Crea un filtro en Gmail para que el correo con el token de acceso de la DIAN se reenvíe solo a Payana y tus facturas se sincronicen sin intervención manual.
Para traer tus facturas de la DIAN, Payana solicita un token de acceso que la DIAN envía al correo registrado en tu RUT. Si ese correo está en Gmail, basta con un filtro que reenvíe ese mensaje al buzón de Payana de tu empresa. Con eso, la sincronización corre sola.
Tu correo de Payana es único y tiene la forma inbox+…@payana.io. Lo encuentras en Payana, en el paso 1 de esta guía. No uses el del ejemplo del video.
Acceso a la cuenta de Gmail donde llega el token de la DIAN (el correo registrado en el RUT).
Acceso a Configuración → Integraciones en Payana. Si no ves esa pestaña, pídele a un administrador de tu empresa que te dé el permiso o que te comparta el correo.
El video es anterior a la sincronización automática: en él el token se reenvía a otro correo de la empresa y la dirección se confirma a mano. Hoy el destino es tu correo de Payana y la confirmación es automática. Sigue los pasos de esta guía.
En Payana, abre el menú de tu empresa y entra a Configuración → pestaña Integraciones. En la sección Sincronización automática, haz clic en Configurar sincronización automática y elige Gmail.Debajo del video aparece el correo exacto de tu empresa (inbox+…@payana.io). Cópialo con el ícono que está al lado y deja esa ventana abierta: al final la usarás para probar la sincronización.
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Agrega tu correo de Payana como dirección de reenvío
En Gmail, haz clic en el engranaje de arriba a la derecha → Ver toda la configuración → pestaña Reenvío y correo POP/IMAP. En la sección Reenvío, haz clic en Agregar una dirección de reenvío (en algunas cuentas aparece como Añadir una dirección de reenvío).
Configuración → Reenvío y correo POP/IMAP.
Pega el correo que copiaste en el paso 1 y haz clic en Siguiente → Continuar → Aceptar.
Pega aquí tu correo inbox+…@payana.io.
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Espera la confirmación automática
Gmail envía un enlace de confirmación a tu correo de Payana. Payana lo confirma solo, no tienes que abrir ningún correo. Espera unos minutos y actualiza la página de configuración: la dirección ya debe aparecer confirmada.
No actives el reenvío de todos tus correos. En la sección Reenvío deja seleccionada la opción Inhabilitar el reenvío. Solo queremos los correos del token, y eso lo hace el filtro del siguiente paso.
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Crea el filtro para los correos del token
En la barra de búsqueda de Gmail, haz clic en el ícono de Mostrar opciones de búsqueda. En Contiene las palabras escribe:
Token Acceso DIAN
Haz clic en Crear filtro.
Opciones de búsqueda con la palabra clave del correo de la DIAN.
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Elige reenviar a tu correo de Payana
Marca Reenviarlo a, elige tu correo inbox+…@payana.io en la lista y haz clic en Crear filtro. Gmail puede pedirte que confirmes tu identidad antes de guardarlo.
Acción del filtro: reenviar a tu correo de Payana.
El filtro queda en Configuración → Filtros y direcciones bloqueadas.
Filtro creado: los correos con Token Acceso DIAN se reenvían a Payana.
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Prueba la sincronización
Vuelve a la ventana Configurar sincronización automática en Payana y haz clic en Probar sincronización. Payana solicita un token a la DIAN, lo recibe por el reenvío y descarga tus facturas.
Si la prueba termina bien, el filtro está funcionando: desde ahí Payana sincroniza la DIAN todos los días sin que tengas que hacer nada.
Si tu correo es de Google Workspace (el dominio de tu empresa), el administrador puede tener bloqueado el reenvío automático. En ese caso no vas a poder agregar la dirección o el filtro no va a reenviar nada. Pídele al administrador que permita el reenvío automático: guía de Google Workspace.
No, siempre que dejes Inhabilitar el reenvío en la sección de reenvío. El filtro solo actúa sobre los correos que contienen Token Acceso DIAN.
Gmail me muestra un aviso de que estoy reenviando correos
Es normal. Gmail lo muestra en tu bandeja durante la primera semana después de crear un filtro de reenvío, y luego desaparece.
La dirección de Payana sigue pendiente de verificación
Espera unos minutos y actualiza la página. Si después de 15 minutos sigue pendiente, revisa que el correo esté escrito exactamente como aparece en Configurar sincronización automática y escríbenos por Soporte desde la plataforma.
Cambiamos el correo registrado en la DIAN, ¿qué hago?
El filtro vive en la cuenta que recibe el token. Si el token ahora llega a otro correo, repite esta guía en esa cuenta nueva. El correo de Payana de destino no cambia.
