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Para que el agente de recepción cree documentos, primero necesita acceso al buzón donde tus proveedores envían las facturas. Esta guía explica cómo conectarlo, qué le pedimos a Google y qué límite aplica.

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Antes de empezar

  • Payana debe haber habilitado el agente para tu empresa. El agente no está activo por defecto: si no lo ves en la pantalla de Agentes, escríbele a tu equipo de Payana para que lo habilite.
  • Tu rol debe tener permiso para configurar agentes. Sin ese permiso puedes ver el agente, pero no conectar ni desconectar buzones.
  • El buzón debe ser de Google Workspace (por ejemplo [email protected]). Las cuentas personales de @gmail.com no están soportadas.
  • Debes poder iniciar sesión en ese buzón, porque Google te pedirá aceptar el acceso con esa cuenta.
Conecta un buzón compartido de la empresa (como facturas@ o proveedores@) en vez del correo personal de alguien. Si la persona que conectó la cuenta deja la empresa o le desactivan el usuario, la conexión deja de funcionar y hay que repetirla con otra cuenta.
Hoy la conexión desde la pantalla de Agentes es solo para Gmail. Outlook (Microsoft 365) todavía no se puede conectar desde ahí.

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Qué acceso le das al agente

Técnicamente, Payana pide a Google el permiso de solo lectura de Gmail y el correo de la cuenta que se conecta. Puedes revocarlo en cualquier momento desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google.

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Conectar el buzón

1

Abre el agente de recepción

Ve a Agentes y abre el agente de recepción. En la sección Dónde opera verás los buzones que ya están conectados.
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Inicia la conexión

Haz clic en Conectar cuenta de Gmail (o Conectar otra cuenta de Gmail si ya hay una). Se abre una ventana emergente de Google.
3

Elige la cuenta del buzón

Selecciona la cuenta que recibe las facturas, por ejemplo [email protected].
4

Acepta los permisos

Google te muestra qué acceso pide Payana. Revisa y acepta.
5

Enciende el agente

Conectar el buzón no enciende el agente por sí solo. Activa el agente de recepción desde su tarjeta en Agentes. Mientras esté apagado, no se crean documentos.
6

Confirma que quedó activa

Al cerrarse la ventana de Google, Payana muestra una confirmación y el buzón aparece en Dónde opera con estado activo. Con el agente encendido, revisa los correos que lleguen desde ese momento.
El agente procesa el correo que llega después de conectar. No importa de forma automática el histórico del buzón. Si necesitas que revise correos recientes que ya estaban en la bandeja, pídeselo a tu equipo de Payana.

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Límite de 100 usuarios

Google limita a 100 usuarios el total de cuentas que pueden autorizar la app de Payana mientras esta no complete la verificación de Google para el permiso de lectura de Gmail. Es un límite de la app, no de tu empresa, y se comparte entre todos los clientes de Payana. Para ti, en la práctica:
  • Cada conexión de un buzón cuenta como un usuario de ese total.
  • Conecta solo los buzones que necesites, preferiblemente uno compartido de la empresa (como facturas@) en vez de varios buzones personales.
  • Si Google no te deja autorizar la app o muestra un mensaje de límite alcanzado, escríbele a tu equipo de Payana.

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Administrar los buzones conectados

En Dónde opera ves cada buzón conectado con su dirección y su estado. Para desconectar un buzón, haz clic en el ícono de desconexión junto a la dirección y confirma. El agente deja de procesar ese buzón; los documentos que ya creó no se tocan.

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Solución de problemas

Google invalida el acceso cuando alguien revoca el permiso desde su cuenta, cambia o resetea la contraseña, desactiva al usuario que conectó la cuenta, o el buzón pasa meses sin actividad. Desconecta el buzón y conéctalo de nuevo con la cuenta correcta. Si no estás seguro de la causa, escríbele a tu equipo de Payana.
Puede ser que se alcanzó el límite de 100 usuarios de la app, o que el administrador de tu Workspace restringe el acceso de apps de terceros. Escríbele a tu equipo de Payana para que lo revisen.
Revisa que el correo traiga adjuntos y que cumpla la política de recepción de tu empresa. El agente solo crea documentos cuando el comprador del documento coincide con el NIT o RFC de tu empresa en Payana.
Probablemente tu rol no tiene permiso para configurar agentes, o el agente todavía no está activo para tu empresa. Pide a un administrador de tu cuenta o a tu equipo de Payana que lo revise.