Registro de Facturas en el ERP

Payana recibe facturas desde la entidad fiscal (DIAN/SAT) y permite causarlas — es decir, completar los datos contables y registrarlas en tu ERP — de forma manual o con un agente.

Para habilitar este flujo, tu empresa necesita implementar dos integraciones:

Sincronización del catálogo: enviá a Payana los datos maestros de tu ERP (proveedores, cuentas contables, impuestos, centros de costo, órdenes de compra, etc.) para que el formulario de causación pueda usarlos.
Webhook de causación: cuando el proceso finaliza en Payana, recibís un webhook con toda la información del comprobante para ingresarla en tu ERP.

1. Sincronización del catálogo

Payana expone un endpoint por cada entidad del catálogo. Tu sistema es responsable de mantenerlas actualizadas; la frecuencia depende de cuánto cambie tu catálogo. Las entidades a sincronizar son:

Entidad	Descripción
Centros de costo	Centros de costo contables
Proveedores	Proveedores registrados en el ERP
Productos	Productos y servicios
Impuestos	IVA, retenciones, etc.
Cuentas contables	Plan de cuentas
Condiciones de pago	Plazos y formas de pago
Órdenes de compra	POs para cruzar contra facturas

Ejemplo: centros de costo

Enviá los centros de costo de tu ERP a Payana con un POST por cada registro, o en lote con items.

POST /api/v1/erp/cost-centers
Authorization: ApiKey {company_api_key}
Content-Type: application/json

{
  "items": [
    {
      "external_id": "CC-001",
      "code": "ADM",
      "name": "Administración",
      "description": "Gastos administrativos generales"
    },
    {
      "external_id": "CC-002",
      "code": "VTA",
      "name": "Ventas",
      "parent_external_id": "CC-001"
    }
  ]
}

Campo	Tipo	Requerido	Descripción
`external_id`	string	Sí	ID del centro de costo en tu ERP
`code`	string	No	Código corto
`name`	string	Sí	Nombre del centro de costo
`description`	string	No	Descripción opcional
`parent_external_id`	string	No	`external_id` del padre para estructuras jerárquicas

Respuesta

{
  "synced": 2,
  "errors": []
}

Si un external_id ya existe, Payana actualizará el registro. Si no existe, lo creará.

2. Recepción del webhook de causación

Cuando el proceso de causación finaliza en Payana, se dispara un webhook con la información completa del comprobante. Tu sistema debe recibirlo y registrar la factura en el ERP.

Webhook: Documento Causado

Ver la referencia completa del payload del webhook.

Asegurate de responder con un HTTP 200 para confirmar la recepción. Si Payana no recibe confirmación, reintentará el envío.

​1. Sincronización del catálogo

​Ejemplo: centros de costo

​2. Recepción del webhook de causación

Webhook: Documento Causado

​Próximos pasos

1. Sincronización del catálogo

Ejemplo: centros de costo

2. Recepción del webhook de causación

Próximos pasos