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# Política de ejemplo — Validación de documentos

> Base para configurar el agente de aprobación como paso de validación fiscal al inicio del flujo. Cópiala, ajústala y pégala directamente en Payana.

Esta política se usa cuando el agente de aprobación opera como un paso de validación al inicio del flujo — antes de que el documento entre a clasificación o aprobación. Su objetivo es verificar que el documento sea fiscalmente correcto y rechazarlo temprano si no lo es.

<Tip>
  Combina esta política con un paso de aprobación posterior para separar la validación fiscal de la aprobación por área o monto.
</Tip>

<Tabs>
  <Tab title="Colombia 🇨🇴">
    ```markdown theme={null}
    # Política de validación — [Nombre de la empresa]
    # País: Colombia | Última actualización: [fecha]

    Si algún check falla → rechazar con motivo específico indicando qué validación no se cumplió.

    ---

    ## 1. Proveedor

    - NIT registrado en Payana y activo
    - Tipo de persona (natural / jurídica) coincide con el documento
    - Condiciones de pago alineadas con las del proveedor en Payana
      (ej: si el proveedor tiene 30 días, no aceptar documentos de contado)

    ---

    ## 2. Documento

    - CUFE válido y verificable en DIAN
    - Factura no cancelada en DIAN
    - Tipo de documento: factura de venta electrónica
      (rechazar cotizaciones, remisiones, notas internas)
    - Fecha de emisión no mayor a 90 días

    ---

    ## 3. Impuestos y valores

    - IVA calculado correctamente sobre la base gravable
      (19% general; 5% o 0% según aplique por bien o servicio)
    - Subtotales + impuestos = total de la factura
    - Descuentos aplicados antes del cálculo de IVA
    - Retenciones esperadas según tipo de proveedor:
      - Persona jurídica servicios: RteFuente 4%, RteICA según municipio
      - Persona jurídica honorarios: RteFuente 11%
      - Persona natural: RteFuente 10%, RteIVA 15% del IVA facturado

    ---

    ## 4. Relación con orden de compra

    Solo aplica si la empresa exige OC para ciertos tipos de gasto.

    - Si la factura referencia una OC: conceptos y monto deben coincidir con la OC
    - Diferencia ≤ 3% entre factura y OC → aceptar
    - Diferencia entre 3% y 15% → aceptar con nota de revisión
    - Diferencia > 15% o sin OC cuando se requiere → rechazar con motivo

    ---

    ## 5. Duplicados

    - Mismo CUFE → rechazar siempre
    - Mismo número de factura + mismo NIT en los últimos 90 días → rechazar
    ```
  </Tab>

  <Tab title="México 🇲🇽">
    ```markdown theme={null}
    # Política de validación — [Nombre de la empresa]
    # País: México | Última actualización: [fecha]

    Si algún check falla → rechazar con motivo específico indicando qué validación no se cumplió.

    ---

    ## 1. Proveedor

    - RFC registrado en Payana y activo en el SAT
    - No aparece en lista negra del SAT (Art. 69-B)
    - Régimen fiscal del receptor correcto según el tipo de gasto

    ---

    ## 2. CFDI

    - UUID (folio fiscal) válido
    - Estado en el SAT: Vigente (no cancelado)
    - Tipo de comprobante: "I" (Ingreso)
    - Uso del CFDI apropiado según el concepto:
      G01 (adquisición de mercancias), G03 (gastos en general)

    ---

    ## 3. Método de pago

    - PUE (Pago en Una Exhibición): la forma de pago debe estar completa
      (03 transferencia electrónica, 28 tarjeta de crédito, etc.)
    - PPD (Pago en Parcialidades o Diferido): no cerrar el documento hasta
      recibir el complemento de pago correspondiente; crear con nota de pendiente

    ---

    ## 4. Impuestos y valores

    - IVA al 16% sobre base imponible
      (0% para exportaciones, alimentos sin procesamiento, medicamentos)
    - Subtotales + IVA − retenciones = total del CFDI
    - Retenciones esperadas según tipo de proveedor:
      - Persona física con actividad empresarial: ISR 1.25%, IVA 10.6667%
      - Honorarios (persona física): ISR 10%, IVA 10.6667%
      - Arrendamiento (persona física): ISR 10%, IVA 10.6667%

    ---

    ## 5. Relación con orden de compra

    Solo aplica si la empresa exige OC para ciertos tipos de gasto.

    - Si el CFDI referencia una OC: conceptos y monto deben coincidir
    - Diferencia ≤ 3% entre CFDI y OC → aceptar
    - Diferencia entre 3% y 15% → aceptar con nota de revisión
    - Diferencia > 15% o sin OC cuando se requiere → rechazar con motivo

    ---

    ## 6. Duplicados

    - Mismo UUID → rechazar siempre
    - Mismo RFC + mismo folio en los últimos 60 días → rechazar
    ```
  </Tab>
</Tabs>