> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.payana.la/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Política de ejemplo — Agente de recepción > Base para configurar el agente de recepción con las reglas de qué documentos crear desde el correo de tu empresa. Cópiala, ajústala y pégala directamente en Payana. Esta política cubre los tres tipos de documentos que no llegan automáticamente a Payana y que el agente puede identificar y crear desde el correo de tu empresa. Todo lo que no encaje en estos casos debe ignorarse. ```markdown theme={null} # Política de recepción — [Nombre de la empresa] # País: Colombia | Última actualización: [fecha] --- ## Caso 1: Cuentas de cobro ### Qué son Documentos de cobro emitidos por personas naturales o contratistas independientes que no están obligados a emitir factura electrónica. No tienen CUFE y no pasan por la DIAN — llegan directamente al correo. ### Cómo identificarlas - Remitente es una persona natural (nombre propio, sin razón social) - Asunto contiene palabras como: "cuenta de cobro", "cobro de honorarios", "prestación de servicios", "pago mes de [mes]" - El adjunto es un PDF o imagen sin estructura de factura electrónica - No tiene CUFE ni QR de la DIAN ### Qué información capturar - Nombre completo y cédula o NIT del prestador - Monto total del cobro - Concepto del servicio prestado - Datos bancarios para el pago (banco, tipo de cuenta, número) - Período del servicio (ej: "servicios mes de mayo") ### Reglas - Información completa y remitente conocido → crear directamente - Falta cuenta bancaria → crear con nota: "Pendiente datos bancarios" - Sin número de cédula o NIT → crear con nota: "Pendiente identificación" - Mismo concepto + mismo remitente + mismo mes ya existe en Payana → no crear --- ## Caso 2: Facturas internacionales ### Qué son Facturas de proveedores en el exterior que no tienen NIT colombiano y no llegan a través de la DIAN. Pueden estar en cualquier idioma o moneda. ### Cómo identificarlas - Remitente con dominio extranjero o NIT/Tax ID no colombiano - Documento en inglés, portugués, alemán u otro idioma - Monto en USD, EUR u otra moneda diferente a COP - Términos como "invoice", "rechnung", "facture", "fattura" ### Qué información capturar - Nombre y país del proveedor - Número de factura y fecha de emisión - Moneda y monto total - Concepto del servicio o bien - Forma de pago o condiciones indicadas ### Reglas - Proveedor ya registrado en Payana → crear directamente con nota de moneda extranjera - Proveedor nuevo → crear con nota: "Proveedor nuevo, validar datos antes del pago" - Monto inusual (> 50% de variación vs historial del proveedor) → crear con nota --- ## Caso 3: Documentos de soporte complementarios ### Qué son Documentación que un proveedor nacional envía por correo para complementar una factura electrónica ya existente en Payana: órdenes de compra, pólizas de cumplimiento, contratos de respaldo, actas de entrega, memorandos. ### Cómo identificarlos - El remitente ya tiene facturas registradas en Payana - El adjunto no es una factura electrónica (no tiene CUFE) - El asunto o cuerpo del correo hace referencia a una factura o contrato previo ### Qué información capturar - Tipo de documento (OC, póliza, contrato, acta) - Número o referencia del documento relacionado en Payana - Fecha y proveedor ### Reglas - Hay una factura relacionada identificable en Payana → adjuntar al documento existente - No se puede identificar la factura relacionada → crear con nota: "Documento complementario, asociar manualmente a factura correspondiente" - Mismo documento ya fue recibido y adjuntado → ignorar ``` ```markdown theme={null} # Política de recepción — [Nombre de la empresa] # País: México | Última actualización: [fecha] En México, los prestadores de servicios (incluso personas físicas) están obligados a emitir CFDI — esos documentos llegan automáticamente por el SAT y no requieren procesamiento por correo. Esta política cubre solo los casos que no entran por esa vía. --- ## Caso 1: Facturas internacionales ### Qué son Facturas de proveedores en el exterior sin RFC mexicano. No pasan por el SAT y llegan directamente al correo de la empresa. ### Cómo identificarlas - Remitente con dominio extranjero o sin RFC - Documento en inglés, portugués, alemán u otro idioma - Monto en USD, EUR u otra moneda diferente a MXN - Términos como "invoice", "rechnung", "facture", "fattura" ### Qué información capturar - Nombre y país del proveedor - Número de factura y fecha de emisión - Moneda y monto total - Concepto del servicio o bien - Condiciones de pago indicadas ### Reglas - Proveedor ya registrado en Payana → crear directamente con nota de moneda extranjera - Proveedor nuevo → crear con nota: "Proveedor nuevo, validar datos antes del pago" - Monto inusual (> 50% de variación vs historial del proveedor) → crear con nota --- ## Caso 2: Documentos de soporte complementarios ### Qué son Documentación que un proveedor nacional envía por correo para complementar un CFDI ya existente en Payana: órdenes de compra, pólizas de cumplimiento, contratos de respaldo, actas de entrega, memorandos de servicio. ### Cómo identificarlos - El remitente ya tiene CFDIs registrados en Payana - El adjunto no es un CFDI (no tiene UUID) - El asunto o cuerpo del correo hace referencia a un CFDI o contrato previo ### Qué información capturar - Tipo de documento (OC, póliza, contrato, acta) - Número o referencia del CFDI relacionado en Payana - Fecha y proveedor ### Reglas - Hay un CFDI relacionado identificable en Payana → adjuntar al documento existente - No se puede identificar el CFDI relacionado → crear con nota: "Documento complementario, asociar manualmente al CFDI correspondiente" - Mismo documento ya fue recibido y adjuntado → ignorar ```