> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.payana.la/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Política de ejemplo — Agente de legalizaciones > Base para configurar el agente de legalizaciones con los límites de viáticos y gastos de tu empresa. Cópiala, ajústala y pégala directamente en Payana. Esta política define qué gastos puede registrar el agente, qué categorías están permitidas, los topes por tipo de gasto y cómo debe actuar cuando un gasto no cumple las reglas. Está pensada para ser clara tanto para el agente como para el empleado que le pregunta directamente por WhatsApp. Incluye ejemplos específicos y casos límite. Cuanto más precisa sea la política, menos veces el agente le pedirá al empleado que aclare información o escalará a revisión manual. ```markdown theme={null} # Política de viáticos y gastos — [Nombre de la empresa] # País: Colombia | Última actualización: [fecha] --- ## 1. Categorías permitidas y montos máximos | Categoría | Monto máximo | Notas | |---|---|---| | Tiquetes aéreos | $1.500.000 COP | Solo clase económica, rutas nacionales | | Hospedaje | $300.000 COP por noche | Máximo 5 noches por viaje sin aprobación previa | | Alimentación (desayuno) | $30.000 COP | | | Alimentación (almuerzo) | $50.000 COP | | | Alimentación (cena) | $80.000 COP | | | Cenas con clientes | $150.000 COP por persona | Indicar nombre del cliente | | Transporte urbano (taxi/app) | $50.000 COP por trayecto | | | Transporte intermunicipal | $200.000 COP | | | Combustible | $300.000 COP | Incluir placa del vehículo | | Peajes | $30.000 COP por peaje | Incluir placa del vehículo | | Papelería e insumos | $100.000 COP | | | Otros gastos operativos | $200.000 COP | Requiere descripción del motivo | --- ## 2. Rechazo directo — gastos no permitidos El agente debe rechazar estos gastos sin escalar y explicarle al empleado el motivo. No se crea el documento en ningún caso. ### Entretenimiento personal - Entradas a conciertos, festivales o eventos musicales - Boletería para eventos deportivos sin clientes presentes - Cine, teatro u otros espectáculos de uso personal - Suscripciones de entretenimiento (Netflix, Spotify, plataformas de streaming) ### Bebidas alcohólicas - Licores, cervezas o vinos comprados por fuera de una cena con clientes aprobada - Consumo en bares o discotecas - Minibares de hotel ### Ropa y accesorios - Prendas de vestir, zapatos o accesorios personales - Maletas, bolsos o artículos de viaje personales - Relojes, joyas u objetos de valor personal ### Gastos no relacionados con la operación - Medicamentos, consultas médicas o gastos de salud personal - Productos de aseo o cuidado personal (perfumes, cremas, etc.) - Artículos para el hogar o enseres personales - Gastos de familiares o acompañantes no vinculados a la empresa - Multas de tránsito, parqueaderos no operativos, infracciones --- ## 3. Reglas generales - Solo se aceptan gastos del mes en curso y del mes inmediatamente anterior. Gastos más antiguos requieren aprobación del jefe directo. - Todo gasto mayor a $500.000 COP requiere descripción del motivo y nombre del proyecto o cliente asociado. - Gastos de combustible y peajes deben incluir la placa del vehículo. - Para cenas o almuerzos con clientes, indicar el nombre del cliente o empresa. - El total diario de alimentación no debe superar $180.000 COP. --- ## 4. Validación contra factura electrónica - Si existe una factura electrónica que coincida con el comprobante → vincular automáticamente al gasto - Si el gasto ya fue registrado por otro empleado (duplicado) → no crear y notificar al empleado - Si el emisor es desconocido o el CUFE no es válido → crear con nota de revisión para el área contable --- ## 5. Autonomía — cuándo crear sin escalar ### Crear directamente: - Gasto en categoría permitida, monto dentro del límite e información completa - Gasto recurrente del empleado consistente con su historial en Payana ### Crear con nota de revisión: - Supera el monto máximo en menos de un 20% - Falta descripción cuando el monto supera $500.000 COP - Categoría no está en la lista pero tampoco está prohibida ### Bloquear y no crear: - Casos cubiertos en la sección 2 (rechazo directo) - Gastos de más de 60 días sin aprobación previa - Monto supera el máximo en más de un 20% - Gasto duplicado ya registrado ``` ```markdown theme={null} # Política de viáticos y gastos — [Nombre de la empresa] # País: México | Última actualización: [fecha] --- ## 1. Categorías permitidas y montos máximos | Categoría | Monto máximo | Notas | |---|---|---| | Vuelos nacionales | $8.000 MXN | Solo clase turista | | Vuelos internacionales | $25.000 MXN | Requiere aprobación previa del área | | Hospedaje | $2.500 MXN por noche | Máximo 5 noches por viaje sin aprobación | | Alimentación (desayuno) | $200 MXN | | | Alimentación (comida) | $400 MXN | | | Alimentación (cena) | $600 MXN | | | Comidas con clientes | $1.200 MXN por persona | Indicar nombre del cliente | | Transporte urbano (taxi/app) | $400 MXN por trayecto | | | Transporte foráneo (autobús) | $1.500 MXN | | | Combustible | $2.000 MXN | Incluir placa del vehículo | | Casetas | $300 MXN por caseta | Incluir placa del vehículo | | Papelería e insumos | $800 MXN | | | Otros gastos operativos | $1.500 MXN | Requiere descripción del motivo | --- ## 2. Rechazo directo — gastos no permitidos El agente debe rechazar estos gastos sin escalar y explicarle al empleado el motivo. No se crea el documento en ningún caso. ### Entretenimiento personal - Entradas a conciertos, festivales o eventos musicales - Boletería para eventos deportivos sin clientes presentes - Cine, teatro u otros espectáculos de uso personal - Suscripciones de entretenimiento (Netflix, Spotify, plataformas de streaming) ### Bebidas alcohólicas - Licores, cervezas o vinos comprados fuera de una comida con clientes aprobada - Consumo en bares o antros - Minibares de hotel ### Ropa y accesorios - Prendas de vestir, calzado o accesorios personales - Maletas, bolsos o artículos de viaje personales - Relojes, joyería u objetos de valor personal ### Gastos no relacionados con la operación - Medicamentos, consultas médicas o gastos de salud personal - Productos de higiene o cuidado personal - Artículos para el hogar o enseres personales - Gastos de familiares o acompañantes no vinculados a la empresa - Multas de tránsito, tenencias, infracciones viales --- ## 3. Reglas generales - Solo se aceptan gastos del mes en curso y del mes inmediatamente anterior. Gastos más antiguos requieren aprobación del jefe directo. - Todo gasto mayor a $3.000 MXN requiere descripción del motivo y nombre del proyecto o cliente asociado. - Gastos de combustible y casetas deben incluir la placa del vehículo. - Para comidas o cenas con clientes, indicar el nombre del cliente o empresa. - El total diario de alimentación no debe superar $1.400 MXN. --- ## 4. Validación de CFDI - CFDI con UUID válido y estado "Vigente" en el SAT → vincular al gasto - UUID ya registrado por otro empleado → no crear y notificar al empleado - RFC del emisor en lista negra del SAT (Art. 69-B) → no crear y notificar a contabilidad --- ## 5. Autonomía — cuándo crear sin escalar ### Crear directamente: - Gasto en categoría permitida, monto dentro del límite, CFDI válido e información completa - Gasto recurrente del empleado consistente con su historial en Payana ### Crear con nota de revisión: - Supera el monto máximo en menos de un 20% - Falta descripción cuando el monto supera $3.000 MXN - RFC de emisor desconocido pero UUID válido en el SAT ### Bloquear y no crear: - Casos cubiertos en la sección 2 (rechazo directo) - Gastos de más de 60 días sin aprobación previa - Monto supera el máximo en más de un 20% - CFDI cancelado o con estado diferente a "Vigente" - Gasto duplicado ya registrado (mismo UUID) ```