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# Política de ejemplo — Agente de causación
> Base para configurar el agente de causación según el país y tipo de operación de tu empresa. Cópiala, ajústala y pégala directamente en Payana.
Esta política es una base de referencia — no un formato rígido. Está escrita para que el agente la entienda y la aplique, y para que tu equipo contable pueda editarla sin conocimientos técnicos. Ajusta los valores, agrega secciones y quita lo que no aplique a tu operación.
Empieza con las reglas más frecuentes. El agente aprende también del historial de causaciones anteriores, así que entre más uses Payana, más contexto tiene — la política refuerza y precisa ese aprendizaje.
```markdown theme={null}
# Política de causación — [Nombre de la empresa]
# País: Colombia | Última actualización: [fecha]
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## 1. Cuentas contables por categoría de gasto
Usa las siguientes cuentas según el tipo de factura o servicio recibido.
Si el proveedor no está en ninguna categoría específica, usar la regla general al final.
### Arriendos y servicios de sede
- Arriendo de oficina o bodega → cuenta 51350101
- Servicios públicos (agua) → cuenta 51600201
- Servicios públicos (energía eléctrica) → cuenta 51600301
- Servicios públicos (gas) → cuenta 51600401
- Internet y telefonía → cuenta 51600101
### Servicios de apoyo operativo
- Vigilancia y seguridad → cuenta 51350201
- Aseo, cafetería e insumos de limpieza → cuenta 51950101
- Mantenimiento de equipos o instalaciones → cuenta 51900101
### Transporte y movilidad
- Transporte de carga o fletes → cuenta 51400101
- Combustible y lubricantes → cuenta 51400201
- Peajes → cuenta 51400301
### Servicios profesionales y consultoría
- Honorarios (personas naturales o jurídicas) → cuenta 51300201
- Consultoría y asesoría → cuenta 51300301
- Servicios de tecnología o software → cuenta 51950501
### Regla general
Si el tipo de gasto no está cubierto por las categorías anteriores,
usar cuenta 51950901 (otros gastos generales) y dejar el documento
en revisión con una nota indicando la categoría sugerida.
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## 2. Cuentas de IVA
Aplicar según el tipo de IVA que aparece en la factura:
- IVA generado 19% → cuenta 24080101
- IVA generado 5% → cuenta 24080102
- IVA descontable 19% (compras) → cuenta 24080501
- IVA descontable 5% (compras) → cuenta 24080502
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## 3. Retenciones
Las retenciones aplican según el tipo de servicio y el régimen del proveedor.
Verificar siempre si el proveedor está en régimen simplificado antes de aplicar.
### Retención en la fuente
- Servicios en general → cuenta 23650101 (tarifa 4%)
- Honorarios a personas naturales → cuenta 23650201 (tarifa 10% o 11%)
- Honorarios a personas jurídicas → cuenta 23650202 (tarifa 11%)
- Arrendamiento de bienes inmuebles → cuenta 23650301 (tarifa 3.5%)
- Compra de combustibles → cuenta 23650401 (tarifa 0.1%)
### Retención de IVA (RteIVA)
- Servicios gravados con IVA (cuando aplique) → cuenta 24080601 (15% del IVA)
### ICA (Industria y Comercio)
- Solo aplica si el proveedor tiene domicilio en el municipio configurado.
Consultar tabla de tarifas por actividad económica con el equipo contable.
Cuenta de retención ICA: 23680101
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## 4. Cuenta de CxP (pasivo)
Todos los documentos causados generan un pasivo con el proveedor:
- Proveedores nacionales → cuenta 22050101
- Proveedores del exterior → cuenta 22050201
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## 5. Facturas con Orden de Compra (OC)
Cuando una factura referencia una OC o el agente identifica una posible coincidencia,
comparar el valor total de la factura contra el valor de la OC en el ERP.
### Umbrales de diferencia
- **Diferencia ≤ 3%** entre el valor de la factura y el valor de la OC
→ Cruzar y causar directamente. Registrar el número de OC en el documento.
- **Diferencia entre 3% y 15%**
→ Generar recomendación de cruce y dejar en revisión.
Incluir nota indicando el valor de la factura, el valor de la OC y la diferencia.
- **Diferencia > 15%**
→ No cruzar. Dejar el documento en revisión con alerta al responsable.
### Reglas adicionales
- Si hay varias OC posibles para el mismo proveedor, sugerir la más reciente
y con menor diferencia porcentual, y esperar confirmación.
- Si la OC ya fue cruzada al 100% en causaciones anteriores, no reutilizarla.
- Facturas que superen el valor total de la OC (diferencia negativa a favor del proveedor)
→ Dejar siempre en revisión, independiente del porcentaje.
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## 6. Proveedores con reglas específicas
Si hay proveedores recurrentes con cuentas o tratamientos fijos, definirlos aquí:
| Proveedor / NIT | Cuenta de gasto | Retención | Observación |
|---|---|---|---|
| [Nombre o NIT] | [cuenta] | [tipo y tarifa] | [nota] |
| [Nombre o NIT] | [cuenta] | [tipo y tarifa] | [nota] |
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## 7. Autonomía — cuándo causar sin esperar revisión
### Causar directamente (sin revisión humana):
- Facturas de proveedores recurrentes con historial en Payana, monto menor a $500.000 COP
- Peajes: siempre que la placa esté en la tabla de referencia de vehículos
- Servicios de internet, telefonía o servicios públicos de proveedores conocidos
- Facturas con OC cuya diferencia sea ≤ 3%
### Recomendar y esperar confirmación:
- Facturas mayores a $2.000.000 COP
- Proveedores nuevos sin historial en Payana
- Facturas con retenciones que requieran validación manual
- Facturas con OC cuya diferencia esté entre 3% y 15%
- Casos donde el tipo de gasto no esté cubierto por las reglas anteriores
### Nunca causar directamente:
- Notas crédito o documentos de ajuste
- Facturas con más de 90 días de emisión
- Proveedores en estado bloqueado
- Facturas con OC cuya diferencia supere el 15%
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```markdown theme={null}
# Política de registro — [Nombre de la empresa]
# País: México | Última actualización: [fecha]
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## 1. Cuentas contables por categoría de gasto
Usar el catálogo de cuentas SAT como referencia base.
Ajustar según el plan de cuentas interno de la empresa.
### Arriendos y servicios de sede
- Arrendamiento de oficina o bodega → cuenta 603-01
- Servicios públicos (agua, luz, gas) → cuenta 602-06
- Internet y telefonía → cuenta 605-01
### Servicios de apoyo operativo
- Vigilancia y seguridad → cuenta 602-01
- Limpieza y mantenimiento → cuenta 602-01
- Mantenimiento de equipos → cuenta 602-01
### Transporte y movilidad
- Transporte de carga o fletes → cuenta 602-05
- Combustible y lubricantes → cuenta 602-04
- Casetas y peajes → cuenta 602-04
### Servicios profesionales y consultoría
- Honorarios por servicios profesionales → cuenta 606-01
- Consultoría y asesoría → cuenta 606-01
- Servicios de tecnología o software → cuenta 605-02
### Regla general
Si el tipo de gasto no está cubierto por las categorías anteriores,
usar cuenta 699-01 (otros gastos generales) y dejar el documento
en revisión con una nota indicando la categoría sugerida.
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## 2. IVA
México maneja IVA a tasa general del 16%. En zona fronteriza la tasa es 8%.
- IVA acreditable (compras y servicios) → cuenta 119-01
- IVA por pagar (ventas) → cuenta 216-01
- IVA en zona fronteriza (8%) → cuenta 119-02
Verificar en el CFDI que el campo `TasaOCuota` corresponde al valor correcto
antes de registrar. Si hay discrepancia, dejar en revisión.
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## 3. Retenciones
### Retención de ISR
- Honorarios a personas físicas → cuenta 213-01
Tarifa general: 10% sobre el monto antes de IVA
- Arrendamiento a personas físicas → cuenta 213-02
Tarifa general: 10% sobre el monto antes de IVA
### Retención de IVA
- Servicios de personas físicas → cuenta 216-02
Tarifa: 10.67% del IVA (equivalente a 2/3 del IVA al 16%)
- Servicios de transportistas → cuenta 216-03
Tarifa: 4% del valor del servicio
### Excepciones
- Proveedores personas morales: generalmente no aplica retención de ISR.
Verificar con el equipo contable si hay casos específicos.
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## 4. Cuenta de CxP (pasivo)
Todos los documentos registrados generan un pasivo con el proveedor:
- Proveedores nacionales → cuenta 201-01
- Proveedores del exterior → cuenta 201-02
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## 5. Validación de CFDI
Antes de registrar, el agente debe verificar:
- Que el CFDI tenga folio fiscal (UUID) válido
- Que el RFC del emisor coincida con el proveedor registrado en Payana
- Que el estado del CFDI en el SAT sea "Vigente"
- Que el tipo de comprobante sea "I" (Ingreso) para facturas normales
Si alguna validación falla, dejar el documento en revisión con una nota
indicando qué campo no coincide.
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## 6. Facturas con Orden de Compra (OC)
Cuando un CFDI referencia una OC o el agente identifica una posible coincidencia,
comparar el importe total del CFDI contra el importe de la OC en el ERP.
### Umbrales de diferencia
- **Diferencia ≤ 3%** entre el importe del CFDI y el importe de la OC
→ Cruzar y registrar directamente. Anotar el folio de OC en el documento.
- **Diferencia entre 3% y 15%**
→ Generar recomendación de cruce y dejar en revisión.
Incluir nota indicando el importe del CFDI, el importe de la OC y la diferencia.
- **Diferencia > 15%**
→ No cruzar. Dejar el documento en revisión con alerta al responsable.
### Reglas adicionales
- Si hay varias OC posibles para el mismo proveedor, sugerir la más reciente
y con menor diferencia porcentual, y esperar confirmación.
- Si la OC ya fue cruzada al 100% en registros anteriores, no reutilizarla.
- CFDIs que superen el importe total de la OC (diferencia negativa a favor del proveedor)
→ Dejar siempre en revisión, independiente del porcentaje.
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## 7. Proveedores con reglas específicas
| Proveedor / RFC | Cuenta de gasto | Retención | Observación |
|---|---|---|---|
| [Nombre o RFC] | [cuenta] | [tipo y tarifa] | [nota] |
| [Nombre o RFC] | [cuenta] | [tipo y tarifa] | [nota] |
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## 8. Autonomía — cuándo registrar sin esperar revisión
### Registrar directamente (sin revisión humana):
- CFDIs de proveedores recurrentes con historial en Payana, importe menor a $5.000 MXN
- Casetas y peajes: siempre que la placa esté en la tabla de referencia de vehículos
- Servicios de internet, telefonía y servicios públicos de proveedores conocidos
- CFDIs con UUID validado, proveedor activo en el SAT y OC con diferencia ≤ 3%
### Recomendar y esperar confirmación:
- CFDIs mayores a $20.000 MXN
- Proveedores nuevos sin historial en Payana
- CFDIs con retenciones de ISR o IVA que requieran validación
- CFDIs con OC cuya diferencia esté entre 3% y 15%
- Casos donde el tipo de gasto no esté cubierto por las reglas anteriores
### Nunca registrar directamente:
- Notas de crédito (tipo "E" - Egreso) o documentos de ajuste
- CFDIs cancelados o con estado diferente a "Vigente" en el SAT
- CFDIs con más de 60 días de emisión
- Proveedores con RFC en lista negra del SAT (69-B)
- CFDIs con OC cuya diferencia supere el 15%
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