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# Conectar tu correo al agente de recepción

> Cómo conectar el buzón de Gmail de tu empresa al agente de recepción, qué permisos pide y el límite de cuentas que Google permite autorizar

Para que el [agente de recepción](/agentes/agente-recepcion) cree documentos, primero necesita acceso al buzón donde tus proveedores envían las facturas. Esta guía explica cómo conectarlo, qué le pedimos a Google y qué límite aplica.

## Antes de empezar

* **Payana debe haber habilitado el agente para tu empresa.** El agente no está activo por defecto: si no lo ves en la pantalla de **Agentes**, escríbele a tu equipo de Payana para que lo habilite.
* **Tu rol debe tener permiso para configurar agentes.** Sin ese permiso puedes ver el agente, pero no conectar ni desconectar buzones.
* **El buzón debe ser de Google Workspace** (por ejemplo `facturas@tuempresa.com`). Las cuentas personales de `@gmail.com` no están soportadas.
* **Debes poder iniciar sesión en ese buzón**, porque Google te pedirá aceptar el acceso con esa cuenta.

<Tip>
  Conecta un buzón compartido de la empresa (como `facturas@` o `proveedores@`) en vez del correo personal de alguien. Si la persona que conectó la cuenta deja la empresa o le desactivan el usuario, la conexión deja de funcionar y hay que repetirla con otra cuenta.
</Tip>

<Note>
  Hoy la conexión desde la pantalla de Agentes es solo para **Gmail**. Outlook (Microsoft 365) todavía no se puede conectar desde ahí.
</Note>

## Qué acceso le das al agente

| Qué hace el agente | Qué **no** hace |
| - | - |
| Lee los correos nuevos que llegan a la **bandeja de entrada** | No envía, responde ni reenvía correos |
| Descarga los **adjuntos** para identificar documentos de proveedor | No borra, archiva ni mueve correos |
| Guarda la dirección del buzón y los datos mínimos de la conexión | No lee otras carpetas distintas de la bandeja de entrada |

Técnicamente, Payana pide a Google el permiso de **solo lectura** de Gmail y el correo de la cuenta que se conecta. Puedes revocarlo en cualquier momento desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google.

## Conectar el buzón

<Steps>
  <Step title="Abre el agente de recepción">
    Ve a **Agentes** y abre el agente de recepción. En la sección **Dónde opera** verás los buzones que ya están conectados.
  </Step>

  <Step title="Inicia la conexión">
    Haz clic en **Conectar cuenta de Gmail** (o **Conectar otra cuenta de Gmail** si ya hay una). Se abre una ventana emergente de Google.
  </Step>

  <Step title="Elige la cuenta del buzón">
    Selecciona la cuenta que recibe las facturas, por ejemplo `facturas@tuempresa.com`.
  </Step>

  <Step title="Acepta los permisos">
    Google te muestra qué acceso pide Payana. Revisa y acepta.
  </Step>

  <Step title="Enciende el agente">
    Conectar el buzón no enciende el agente por sí solo. Activa el agente de recepción desde su tarjeta en **Agentes**. Mientras esté apagado, no se crean documentos.
  </Step>

  <Step title="Confirma que quedó activa">
    Al cerrarse la ventana de Google, Payana muestra una confirmación y el buzón aparece en **Dónde opera** con estado activo. Con el agente encendido, revisa los correos que lleguen desde ese momento.
  </Step>
</Steps>

<Info>
  El agente procesa el correo **que llega después de conectar**. No importa de forma automática el histórico del buzón. Si necesitas que revise correos recientes que ya estaban en la bandeja, pídeselo a tu equipo de Payana.
</Info>

## Límite de 100 usuarios

Google limita a **100 usuarios** el total de cuentas que pueden autorizar la app de Payana mientras esta no complete la verificación de Google para el permiso de lectura de Gmail. Es un límite de la app, no de tu empresa, y se comparte entre todos los clientes de Payana.

Para ti, en la práctica:

* Cada conexión de un buzón cuenta como un usuario de ese total.
* **Conecta solo los buzones que necesites**, preferiblemente uno compartido de la empresa (como `facturas@`) en vez de varios buzones personales.
* Si Google no te deja autorizar la app o muestra un mensaje de límite alcanzado, escríbele a tu equipo de Payana.

## Administrar los buzones conectados

En **Dónde opera** ves cada buzón conectado con su dirección y su estado.

Para **desconectar** un buzón, haz clic en el ícono de desconexión junto a la dirección y confirma. El agente deja de procesar ese buzón; los documentos que ya creó no se tocan.

## Solución de problemas

<AccordionGroup>
  <Accordion title="El agente dejó de crear documentos de un buzón que antes funcionaba">
    Google invalida el acceso cuando alguien revoca el permiso desde su cuenta, cambia o resetea la contraseña, desactiva al usuario que conectó la cuenta, o el buzón pasa meses sin actividad. Desconecta el buzón y conéctalo de nuevo con la cuenta correcta. Si no estás seguro de la causa, escríbele a tu equipo de Payana.
  </Accordion>

  <Accordion title="Google no me deja autorizar la app">
    Puede ser que se alcanzó el [límite de 100 usuarios](#límite-de-100-usuarios) de la app, o que el administrador de tu Workspace restringe el acceso de apps de terceros. Escríbele a tu equipo de Payana para que lo revisen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Conecté el buzón pero no se crean documentos">
    Revisa que el correo traiga adjuntos y que cumpla la [política de recepción](/agentes/agente-recepcion#escribe-tu-política-de-recepción) de tu empresa. El agente solo crea documentos cuando el comprador del documento coincide con el NIT o RFC de tu empresa en Payana.
  </Accordion>

  <Accordion title="No veo el botón de conectar">
    Probablemente tu rol no tiene permiso para configurar agentes, o el agente todavía no está activo para tu empresa. Pide a un administrador de tu cuenta o a tu equipo de Payana que lo revise.
  </Accordion>
</AccordionGroup>


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